Política de Privacidad

Actualizamos periódicamente este Aviso de Privacidad para asegurarnos de que siempre esté informado con precisión sobre cómo recopilamos, conservamos y gestionamos su Información Personal. Por favor, lea este Aviso de Privacidad junto con nuestras Condiciones de Uso y cualquier otro documento al que se haga referencia en el mismo para ayudarle a tomar decisiones informadas acerca de proporcionar a EPOS NOW su Información Personal.

"Información personal" "Datos personales", "Datos" o "Información personal no pública (o NPI)" en esta Política de Privacidad se refieren todos a la información personal de individuos vivos identificables y los términos pueden utilizarse indistintamente.

Esta Política de Privacidad se refiere a cualquier individuo vivo que proporcione Información Personal a Epos Now. A tal efecto utilizaremos el término "Usted" o "usted" en esta política.

¿Quiénes son Epos Now?

Epos Now es líder en el suministro de TPV en la nube. Actuamos como "controlador de datos" para nuestros clientes, empleados y socios. Para los Sujetos de Datos que utilizan los sistemas POS que proporcionamos a nuestros clientes, somos un "procesador de datos".

Si se encuentra en países distintos de Australia, Canadá, México, España, EE.UU. y Nueva Zelanda, las referencias en esta política a Epos Now se refieren a EPOS NOW (UK) LIMITED, que es una empresa registrada en Inglaterra y Gales (empresa nº 07666961) y con domicilio social en 2 Whiting Road, Norwich Business Park, Norwich, NR4 6DJ, Inglaterra, Reino Unido.

Para los clientes de EE.UU. y México, las referencias a Epos Now son a Epos Now LLC, The Chase Plaza, 121-189 S. Orange Avenue, FL 32801, Estados Unidos. Para los clientes de EE.UU., por favor lea nuestra sección sobre el cumplimiento de GLBA y NPI opt-outs a continuación.

Para los clientes de Australia y Nueva Zelanda, las referencias a Epos Now se refieren a Epos Systems Pty Limited de PO Box 621, Buddina, Queensland, QLD 4575, Australia, que también está registrada como empresa extranjera en Nueva Zelanda.

En Canadá las referencias a Epos Now son a Epos Now Limited de 1881 Steeles Ave., W., C/o Cbes 406, Toronto, Ontario, Canadá, M3H 0A1.

En España las referencias a Epos Now son a Epos Now S.L.U. de Calle Vallehermoso 82, 28015 Madrid, España.

A los efectos de la Ley de Protección de Datos de 2018 y el Reglamento General Europeo de Protección de Datos (UE 2016/679) ("GDPR") y cualquier otra ley y reglamento de protección de datos y privacidad aplicables (colectivamente "Legislación de Protección de Datos"), Epos Now es el controlador de datos para toda la Información Personal y determinamos los medios y el propósito del procesamiento. Epos Now se ha registrado en la Oficina de Comisionados de Información del Reino Unido (ICO) con el número de registro ZA201586 y tenemos un Responsable de Protección de Datos.

Nuestro registro en la ICO y todas nuestras prácticas de protección de datos tienen como objetivo garantizar que proporcionamos toda la protección requerida por la Legislación de Protección de Datos a su Información Personal. Este Aviso de Privacidad está diseñado para informarle de cómo lo hacemos de forma clara y concisa. Si tiene alguna pregunta sobre nuestras prácticas de tratamiento de datos o necesita ayuda para comprender este aviso, póngase en contacto con nosotros a través de los datos que figuran en la sección "Cómo puede ponerse en contacto con nosotros" más abajo.

¿Qué datos personales recogemos de usted o sobre usted?

A modo de resumen general, recogemos datos personales para poder prestarle los servicios que ofrecemos y para ponernos en contacto con usted acerca de otros productos, promociones, servicios, ofertas y consejos que pensamos que pueden ser de su agrado. Nos pondremos en contacto con usted para informarle sobre sus pedidos y consultas, y también le enviaremos encuestas de vez en cuando para ayudarnos a mejorar el servicio que ofrecemos.

En concreto, recopilamos información de la siguiente manera:

Al utilizar nuestro sitio web

Aunque puede utilizar el Sitio Web sin facilitar sus datos personales, una vez que se pone en contacto con nosotros a través del Sitio Web o carga información de usuario, Epos Now recopila información sobre usted, que puede incluir:

• Su nombre;
• Su dirección postal;
• Dirección de correo electrónico; y

Números de teléfono (incluido el móvil)

También podemos recopilar información técnica sobre usted cuando visita el Sitio Web. Esta información puede incluir

• La dirección de protocolo de Internet (IP) utilizada para conectar su ordenador a Internet;
• su tipo y versión de navegador
• configuración de la zona horaria; y
• sistema operativo y plataforma, y tipos y versiones de complementos del navegador
• También puede recopilarse información sobre su(s) visita(s) al sitio web. La información recopilada se utiliza para proporcionar una visión general de cómo las personas acceden y utilizan el sitio web. No se utiliza para ningún otro fin, como elaborar un perfil de las personas que acceden al sitio web.

Supondremos que, al utilizar nuestro sitio web, accederá a través de nuestra página de inicio, que contiene enlaces a nuestras distintas políticas y procedimientos.

Cuando haya registrado su interés por nuestros servicios

Si ha proporcionado Su solicitud de información adicional sobre nuestros servicios a uno de nuestros socios de confianza, buscaremos suficiente información personal sobre Usted para permitirnos ponernos en contacto con Usted y responder a Su consulta, como:

• Su nombre;
• Su dirección de correo electrónico;
• dirección profesional o particular
• número de teléfono; y
• Manuales sociales

Usted siempre tiene el derecho de optar por no recibir información de marketing de Epos Now en cualquier momento. Si ha optado por suscribirse a nuestra información de marketing, recopilaremos la información de contacto mínima necesaria para proporcionarle nuestro boletín de noticias, ofertas y actualizaciones, incluyendo:

• Su nombre
• dirección de correo electrónico; y
• número de teléfono
• Usuario de prueba gratuita - Análisis

Al contratar nuestros servicios de TPV

Es posible que necesitemos recopilar y utilizar su información personal para crear una cuenta para la empresa que solicita nuestros servicios. Esta información siempre se recabará directamente de Usted y puede incluir:

• Su nombre;
• Dirección postal;
• Datos de facturación/dirección;
• Información relativa a los servicios que solicita;
• Información complementaria que nos facilite sobre usted al ponerse en contacto con nosotros;
• Dirección de correo electrónico; y
• Números de teléfono (incluido el móvil)

Cuando utilice nuestros Productos

Cuando utilice nuestros productos, es posible que tenga que iniciar sesión en nuestro back office. Utilizamos cookies para saber cómo utiliza el sistema. Estas cookies nos permiten establecer qué dispositivo está utilizando nuestro sistema y proporciona funcionalidad. Si desactiva las cookies, como se explica en nuestra política de cookies, sólo podrá experimentar una funcionalidad básica limitada a poder iniciar y cerrar sesión.

Cuando se ponga en contacto con nuestro servicio de atención al cliente

Durante sus interacciones con el servicio de atención al cliente, podemos recopilar la siguiente información sobre usted:

• Número de cuenta;
• Su nombre;
• Datos de contacto laboral (dirección de correo electrónico y número de teléfono);
• Información profesional (función y responsabilidades profesionales); e
• Información relativa a los servicios que solicita

así como cualquier información adicional que decida facilitarnos voluntariamente. Sólo conservaremos la información necesaria para prestarle la asistencia que solicite.

Cuando se preste un servicio remoto para resolver un problema de servicio, grabaremos la sesión únicamente para uso interno, de modo que tengamos un registro para asistencia posterior o para utilizarlo como base de una resolución posterior.

Al registrarse en Epos Now Payments

Epos Now Payments tiene sus propios procedimientos de incorporación, en los que se le pedirá que proporcione la información personal y comercial que nos permita operar nuestros sistemas de pago, cumplir con la normativa sobre blanqueo de dinero y cumplir con los requisitos de los propietarios de sistemas como VISA y Mastercard. Epos Now Payments tiene sus propios términos y condiciones con enlaces a los requisitos de los propietarios del sistema y los requisitos del banco que utilizamos para facilitar y alojar el servicio. Trataremos su información para cumplir los requisitos legales mencionados anteriormente y, una vez completada la incorporación, para cumplir las obligaciones contractuales que tanto usted como nosotros tenemos. La información personal se eliminará 6 años después de que usted deje de utilizar Epos Now Payments.

Tenga en cuenta que Epos Now no es un banco y que nuestra solución de pagos la proporciona un banco facilitador externo (Adyen N.V.).

Comercialización de nuestros productos y servicios

Una vez que se suscriba a nuestros servicios, nos comunicaremos con usted principalmente por correo electrónico. En relación con los correos electrónicos de marketing, se le pedirá que apruebe previamente el envío de los mismos y podrá darse de baja en cualquier momento haciendo clic en el botón "darse de baja" o enviándonos un correo electrónico a la dirección indicada más abajo. 

Ocasionalmente, realizamos promociones de marketing por correo postal en relación con productos y servicios nuestros o de socios de confianza que consideramos de interés para su empresa. Para dichas promociones utilizamos una organización de correo profesional a la que transmitimos los datos de contacto de su empresa. Puede optar por no recibir este tipo de información comercial enviándonos un correo electrónico a la dirección indicada más abajo.

No tiene ninguna obligación de aceptar las comunicaciones de marketing y puede rechazar cualquiera de estos usos de datos en cualquier momento enviando un correo electrónico a info@eposnow.com. Sólo conservaremos su información durante el tiempo que sea razonablemente necesario.

Grabación de llamadas telefónicas

Habitualmente grabamos las llamadas telefónicas, ya que nuestras ventas se realizan a menudo por teléfono y necesitamos grabarlas para que tanto nosotros como usted podamos establecer el contenido de cualquier acuerdo contractual que hayamos establecido con usted. También grabamos las llamadas con el servicio de atención al cliente para saber si hemos resuelto los problemas planteados y con fines de formación y calidad. Las grabaciones de llamadas se eliminan automáticamente de nuestro sistema transcurridos 365 días.

Si no nos facilita información personal

Usted siempre se reserva el derecho a no facilitarnos sus datos personales, pero esto puede afectar y limitar considerablemente la forma en que prestamos nuestros servicios

Cuando debamos recopilar datos personales por ley, o en virtud de los términos de un contrato que tengamos con Usted y Usted no nos los facilite cuando se lo solicitemos, es posible que no podamos cumplir el contrato que tenemos o que estamos intentando celebrar con Usted. En este caso, es posible que tengamos que cancelar un producto o servicio que tenga con nosotros, pero se lo notificaremos si este es el caso.

¿Qué hacemos con la información que recopilamos?

Sólo utilizaremos sus datos personales cuando la ley nos lo permita y siempre con una base legal documentada para su tratamiento.

Podemos utilizar su información personal:

• para evaluar su idoneidad para un servicio concreto
• para crear una cuenta en nuestros servicios
• para gestionar los casos de servicio a medida que surjan
• para procesar solicitudes de pedidos de nuestros servicios
• para procesar pagos repetidos por servicios que Usted haya adquirido;
• proporcionarle la información que nos solicite y mejorar nuestros servicios;
• notificarle cambios en nuestros servicios;
• para permitirnos operar el Sitio Web de forma eficiente
• cumplir los requisitos de los propietarios de sistemas de pago como VISA y Mastercard;
• cualquier solución de problemas, prueba o análisis estadístico pertinente, según proceda; y mantener la seguridad del sitio web.

Cuando hayamos obtenido su permiso, también podremos utilizar la información recopilada para:

• Proporcionarle información sobre los servicios que ofrecemos a través de correos electrónicos promocionales;

• mantenerle al día sobre las funciones del sitio web; y

• permitir que terceros seleccionados le proporcionen información sobre bienes o servicios que consideremos que puedan interesarle (puede solicitar una lista de dichos terceros).

Base legal del procesamiento

Siempre nos aseguramos de que exista una base legal (tal como se define en la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 y el GDPR) para toda la Información Personal que procesamos en Epos Now.

Solo procesaremos su información durante el tiempo que tengamos una base legal relevante para hacerlo. Por lo general, esto es con el fin de proporcionarle los servicios contractuales que ha solicitado a Epos Now o si nos ha proporcionado el consentimiento adecuado para procesar su información para otros fines.

Si decidimos procesar su información sobre la base legal de intereses legítimos, siempre le informaremos de nuestro interés comercial legítimo y de su derecho a oponerse.

Si decide acceder a sus datos personales en virtud de los derechos que le otorga la legislación sobre protección de datos, siempre le informaremos de la base jurídica en virtud de la cual procesamos su información.

Cómo protegemos sus datos personales

Nos tomamos muy en serio nuestras obligaciones en materia de seguridad y vigilamos constantemente la existencia de infracciones y posibles deficiencias.

Cuando recopilamos información sobre usted, también nos aseguramos de que nuestra información esté protegida contra el acceso no autorizado, la pérdida, manipulación, falsificación, destrucción o divulgación no autorizada. Esto se hace a través de medidas técnicas apropiadas. Utilizamos salvaguardas informáticas como cortafuegos y encriptación de datos, aplicamos controles de acceso físico a nuestros edificios y archivos, y autorizamos el acceso a la información personal únicamente a aquellos empleados que la necesitan para cumplir con sus responsabilidades laborales. Nuestro personal está sujeto a obligaciones de confidencialidad en sus contratos de trabajo.

No obstante, debe tener en cuenta que nunca se puede garantizar que el suministro de información a través de Internet sea completamente seguro y que, si decide enviarnos dicha información a través de Internet, lo hace por su cuenta y riesgo.

Transferencias transfronterizas de datos

Si debemos almacenar o procesar sus datos fuera del Espacio Económico Europeo y/o Reino Unido, cumpliremos con las disposiciones de la Ley de Protección de Datos de 2018 y el GDPR y cualquier otra orientación emitida por la UE para las transferencias de datos de la UE al Reino Unido. En julio de 2021 se ha confirmado que el Reino Unido tiene una resolución de adecuación y que los datos pueden fluir entre el Reino Unido y el EEE durante los próximos 4 años.

No transferiremos ninguna Información Personal a ningún país fuera del Reino Unido o del Espacio Económico Europeo a menos que nos aseguremos de que dicha Información Personal está sujeta a un nivel adecuado de protección y a las salvaguardas legales apropiadas de acuerdo con la Legislación de Protección de Datos. Si desea acceder a su Información Personal, le informaremos de las transferencias que realizamos (si las hubiera) y de las salvaguardas legales que hemos empleado para garantizar la seguridad y protección continuas de sus datos.

Gobernanza de intercambio de datos entre la UE y EE.UU: Como resultado de la decisión del Tribunal Europeo en julio de 2020 en el caso Schrems II que afectó el uso del Escudo de Privacidad, Epos Now se asegurará de que las transferencias de datos desde el Reino Unido / EEE a los EE. UU. estén cubiertas por las Cláusulas Contractuales Estándar aprobadas por la Comisión Europea, por los acuerdos entre nuestras empresas o por cualquier otra orientación emitida por la ICO tras la retirada del Reino Unido de la UE.

Compartir su información con otros

Nos tomamos muy en serio nuestra responsabilidad de compartir datos. Las siguientes son las situaciones en las que podemos compartir Sus datos:

1. a miembros del personal con el fin de facilitarle la provisión de bienes o servicios;
2. a terceras empresas para facilitarle la provisión o entrega de bienes o servicios o aplicaciones o servicios de pago;
3. a nuestras entidades afiliadas para apoyar la administración interna;
4. proveedores de software informático que alojan nuestro sitio web y almacenan datos en nuestro nombre;
5. empresas de correo cuando realizamos campañas de marketing por correo postal (salvo que usted haya optado por no recibirlas)
6. proveedores de análisis y motores de búsqueda que nos ayudan a mejorar y optimizar el sitio web
7. asesores profesionales, incluidos consultores, abogados, banqueros y aseguradoras que nos prestan servicios de consultoría, bancarios, jurídicos, de seguros y contables;
8. A agencias de cobro de deudas en caso de que tengamos la necesidad empresarial de recuperar facturas impagadas;
9. Hacienda y aduanas, reguladores y otras autoridades de su jurisdicción local que requieran la notificación de actividades de tratamiento en determinadas circunstancias; 
10. En respuesta a citaciones de información;
11. si Epos Now es adquirida por un tercero, en cuyo caso la Información Personal que posea sobre sus clientes será uno de los activos transferidos. Trataríamos sus Datos Personales con este fin porque tenemos un interés legítimo en garantizar que el comprador pueda continuar con nuestro negocio. Si se opone a que utilicemos sus datos personales de esta forma, es posible que el vendedor o comprador de nuestra empresa no pueda prestarle servicios.
12. Podemos revelar datos personales a la policía, organismos reguladores, asesores jurídicos o terceros similares, incluidos los propietarios de sistemas como VISA y Mastercard, cuando tengamos la obligación legal de revelar o compartir datos personales para cumplir cualquier obligación legal (ya sea legal o por citación judicial), o para hacer cumplir o aplicar los términos y condiciones de nuestro sitio web y otros acuerdos; o para proteger nuestros derechos, propiedad o seguridad de nuestros clientes u otros. Esto incluye el intercambio de información con otras empresas y organizaciones con fines de protección contra el fraude y reducción del riesgo crediticio.
13. A los proveedores de pago con tarjeta, con el fin de atender cualquier consulta planteada por usted directamente a dichos proveedores en relación con cualquier compra realizada en Epos Now, incluidos los reembolsos y las devoluciones de cargos.

En caso de que compartamos sus datos con terceros con fines comerciales, siempre lo haremos en virtud de un acuerdo por escrito que regule el tratamiento y la protección de sus datos.

Nuestras obligaciones en virtud de la Ley de Protección de Datos y sus opciones para controlar su Información Personal

Si usted es un particular (en contraposición a una Sociedad Limitada) tiene derechos en relación con cualquier Información Personal que tengamos sobre usted. Si desea acceder a su información personal, puede presentar una solicitud formal de acceso poniéndose en contacto con Epos Now. Le responderemos en el plazo establecido de 30 días, a menos que se justifique una prórroga.

La información que solicite debe referirse a usted o a otra persona física en relación con la cual usted tenga autoridad para actuar en su nombre. Epos Now le pedirá confirmación de su identidad antes de facilitarle cualquier información sobre los datos que poseemos. Si Usted no puede proporcionar información suficiente para demostrar su identificación, Epos Now se reserva el derecho a rechazar su solicitud de acceso a los Datos Personales.

Los derechos que le asisten en relación con los Datos Personales que poseemos sobre Usted son:

• derecho a rectificar cualquier inexactitud en la información que poseemos;
• el derecho a la supresión de la información en circunstancias específicas;
• el derecho a solicitar la transferencia de su información a otro responsable del tratamiento; y
• el derecho a oponerse al tratamiento o a restringirlo en determinadas circunstancias.

Si usted nos ha dado su consentimiento para procesar su información personal y nosotros procesamos sobre la base legal de ese consentimiento solamente, usted siempre se reserva el derecho de retirar este consentimiento a través del método detallado en el párrafo siguiente. Nos comprometemos a garantizar que se respeten sus deseos y, tras la notificación de que desea retirar su consentimiento, Epos Now dejará inmediatamente de procesar la información en cuestión.

Puede retirar su consentimiento o acceder a cualquier información que tengamos en su nombre poniéndose en contacto con nosotros en info@eposnow.com. Siempre tramitaremos su solicitud en el plazo de un mes.

Cambios en esta Política de Privacidad: Podemos cambiar este Aviso de Privacidad en cualquier momento para asegurarnos de que siempre refleje con precisión la forma en que recopilamos, utilizamos y salvaguardamos su información personal.

Por favor, revise este aviso de vez en cuando para asegurarse de que está al tanto de cualquier actualización que podamos haber hecho a nuestras prácticas de manejo de Información Personal. La fecha de los cambios figurará en la sección "Última actualización". Nos esforzaremos por notificar a todos nuestros clientes actuales cualquier actualización de este aviso por correo electrónico y publicaremos el anuncio correspondiente en la página de inicio de nuestro sitio web.

Le recomendamos que imprima una copia de esta página para su consulta.

Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) (sólo para clientes estadounidenses)

No nos consideramos una institución financiera y los productos financieros que comercializamos son suministrados por otras organizaciones. No obstante, nuestras normas de protección de datos cumplen los criterios establecidos por la GLBA y nos proponemos cumplir sus obligaciones. En particular:

• salvaguardamos y controlamos los registros y la información de los clientes.
• creamos y mantenemos evaluaciones de riesgo eficaces.
• identificamos, aplicamos y auditamos controles de seguridad internos específicos que protegen estos datos.

Normalmente, compartiremos su NPI tal y como se establece en otras secciones de esta política de privacidad. En particular, con proveedores de servicios de pago afiliados (para que pueda realizar pagos a través del uso de nuestro hardware) o empresas con las que tengamos una relación contractual específica. El número de estas empresas es reducido y consideramos que mejoran las opciones generales de servicio que le ofrecemos. 

En cualquier momento puede optar por que no facilitemos su NPI a empresas no afiliadas. Póngase en contacto con nosotros como se indica más abajo en el presente documento.

¿Cómo utilizamos las cookies?

Este sitio web utiliza cookies para ayudarnos a reconocer a los diferentes usuarios del sitio web y para proporcionar a los usuarios del sitio web una buena experiencia al utilizarlo. Para más información, consulte nuestra Política de cookies.

También puede obtener más información sobre las cookies en https://allaboutcookies.org/.

Es posible bloquear las cookies de los sitios web que visita configurando su navegador de Internet para que no las acepte o para eliminarlas por completo. Los sitios web aboutcookies.org y allaboutcookies.org proporcionan instrucciones sobre cómo hacerlo.

¿Cómo presentar una queja?

Si no está satisfecho con el tratamiento de sus datos personales conforme a lo establecido en la presente Política de Privacidad, póngase en contacto con nosotros en data.requests@eposnow.com.

Si reside en el Reino Unido, tiene derecho a presentar una reclamación directamente ante la Oficina de Comisionados de Información (https://ico.org.uk/concerns/).

En cumplimiento de los Principios del Escudo de Privacidad, Epos Now se compromete a resolver las quejas sobre nuestra recopilación o uso de su información personal. Las personas de la UE que tengan preguntas o quejas en relación con nuestra política del Escudo de Privacidad deben ponerse en contacto en primer lugar con data.requests@eposnow.com.

Epos Now se ha comprometido además a cooperar con el panel establecido por las autoridades de protección de datos de la UE con respecto a las reclamaciones no resueltas del Escudo de Privacidad relativas a los datos de recursos humanos transferidos desde la UE en el contexto de la relación laboral.

¿Cómo puede ponerse en contacto con nosotros?

Póngase en contacto con nosotros en info@eposnow.com si tiene alguna pregunta, comentario o solicitud en relación con esta Política de Privacidad.

También puede escribirnos a la siguiente dirección

Responsable de Protección de Datos,

3 Whiting Road,

Norwich Business Park,

Norwich,

NR4 6DJ,

Inglaterra.

Última actualización: enero de 2023

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