Cómo organizar los pedidos anticipados de menús y productos navideños

Imagínate la escena: es un viernes de diciembre, en plena temporada de posadas, la cocina está a tope, la pierna ya está horneada, el bacalao está listo, el ponche ya está caliente y la mesa seis sigue vacía. Está claro que esos clientes no van a llegar. Y aquí viene lo peor: toda la comida preparada y el tiempo de tu personal para esa mesa se han perdido. Y en diciembre, cada mesa cuenta. Es la temporada más importante del año para muchos restaurantes, y algunos esperan hasta duplicar sus ventas durante el mes. Entonces, ¿cómo puedes evitar que esto pase, sobre todo en una de las épocas con más trabajo del año?

Los pedidos anticipados son una de las formas más sencillas de prevenir este problema, y no solo benefician a los restaurantes. Ya sea que estés organizando posadas y convivios de empresa o vendiendo canastas navideñas, saber con semanas de anticipación qué pedidos vas a recibir significa menos desperdicio y menos sorpresas desagradables. Y con tanta gente organizando sus festejos con tiempo, vale la pena hacerlo bien. En Querétaro, por ejemplo, la CANIRAC señaló que hasta el 60% de las reservaciones de diciembre en sus restaurantes afiliados corresponden a eventos empresariales.

¿Listo para conquistar diciembre? Sigue leyendo y descubre cómo organizar tus pedidos anticipados de Navidad para que las únicas sorpresas de estas fiestas sean las buenas.

Empieza con una oferta sencilla, pero rentable

En Navidad es tentador querer ofrecer de todo, pero cuando se trata de pedidos anticipados, menos es más. Diciembre ya es bastante pesado, así que no intentes abarcar más de lo que puedes manejar. Para un menú navideño, tres o cuatro opciones por tiempo son más que suficientes, y tu equipo de cocina te lo va a agradecer (piensa en los clásicos de temporada). Si tienes una tienda, elige unos cuantos productos que tus clientes realmente quieran encargar con anticipación, como canastas navideñas, pavos, piernas, bacalao, romeritos, buñuelos, roscas de Reyes o regalos personalizados.

Antes de poner nada a la venta, tómate unos minutos para calcular cuánto te cuesta realmente cada opción, porque diciembre puede comerse tus márgenes si no tienes cuidado. Si vas a abrir el 25 de diciembre o el 1 de enero, recuerda que son días de descanso obligatorio, y que por ley tendrás que pagar a tu personal el doble de su salario, además de su sueldo normal. Y compara tus precios con los de otros restaurantes o tiendas de tu zona para asegurarte de que tu oferta sea competitiva.

Planea los plazos empezando por el final

La forma más sencilla de fijar las fechas límite es empezar por los últimos días en los que tus proveedores aceptan pedidos y calcular hacia atrás. Como referencia, podrías cerrar los pedidos de menús para posadas y cenas de empresa dos semanas antes de cada reservación, los de pavo, pierna, bacalao y carnes frescas unos 10 días antes de la recolección, y los de postres y pan, como los buñuelos, una semana antes. Para las canastas navideñas, toma como referencia la última fecha de entrega de tus proveedores y suma unos días para armarlas.

Ah, ¡y deja un poco de margen para imprevistos! Diciembre también es una época muy pesada para los proveedores, y muchos cierran o reducen sus horarios en las fiestas, así que confirma con tiempo sus últimas fechas de entrega y suma un par de días por si algo llega tarde. Y si vas a ofrecer recolección el 23 o el 24 de diciembre, cierra esos pedidos un poco antes que los demás. Créenos, van a ser tus días más pesados por mucho. Lo mismo aplica para las roscas de Reyes: cierra esos pedidos con tiempo, antes del 6 de enero.

Una vez que tengas las fechas límite, asegúrate de que nadie las pase por alto. Publícalas en tu página de reservaciones, en todos los mensajes de confirmación y en un letrero junto al mostrador. Abre también las reservaciones para las fechas más populares con suficiente anticipación. Las posadas empiezan oficialmente el 16 de diciembre, pero muchas empresas celebran antes, y los fines de semana de principios y mediados de diciembre se llenan rápido. Por eso, empezar a recibir pedidos anticipados a principios de noviembre te da una buena ventaja, y aprovechar El Buen Fin, del 13 al 17 de noviembre, para promocionarlos puede ser una gran idea.

Empieza a promocionarlo cuanto antes

Ya tienes todo planeado, ¡ahora toca darlo a conocer! Ni el mejor menú navideño va a llenar las mesas si nadie sabe que existe. Empieza a promocionar tus pedidos anticipados lo antes posible y recuérdales a tus clientes las fechas límite conforme se acerquen.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de contarles lo que estás preparando? Publica tu menú navideño o catálogo de productos en tu página web y redes sociales, con el enlace para reservar o pedir bien visible. En tu negocio, un letrero junto al mostrador y otro en la entrada pueden funcionar muy bien, además de una tarjetita en cada mesa.

Y si tienes una lista de correos o contactos de WhatsApp de tus clientes, ¡aprovéchala! Mandar un mensaje cuando abras los pedidos anticipados, y luego un recordatorio amable unos días antes de cada fecha límite, es una de las formas más fáciles de conseguir más pedidos. Es una manera sencilla de llamar la atención de tus clientes frecuentes sin gastar de más.

Deja que tus clientes hagan pedidos sin tener que llamarte

Este es el problema de las llamadas y los mensajes: cada pedido anticipado que recibes así es otra tarea que tienes que anotar o capturar a mano. Y cuando estás manejando decenas de pedidos en diciembre, es muy fácil que alguno se te pase o termine en una nota que nadie entiende. La solución más sencilla es que tus clientes hagan sus reservaciones y pedidos por su cuenta, cuando mejor les acomode.

Un sistema de reservaciones en línea te permite justo eso. En lugar de contestar llamadas en pleno servicio, puedes darles a tus clientes una página de reservaciones a la que entren cuando quieran, desde un enlace en tu página web, tus redes sociales o tu perfil de Google, o con un código QR en tu negocio. ¿Vendes comida o productos navideños? También puedes recibir pedidos en línea, y con el software punto de venta de Epos Now, manejar tus ventas en línea y en tienda desde un mismo lugar.

Sin importar cómo hagan sus pedidos, asegúrate de pedir toda la información necesaria desde el principio, para no tener que estar persiguiendo a nadie en diciembre. Cada pedido debería incluir:

• Nombre, teléfono y correo electrónico del cliente
• Fecha y hora de la reservación o la recolección
• Lo que eligió cada comensal, de preferencia reunido por el organizador en el caso de reservaciones de grupo, para no tener que contactar a una docena de personas
• Cualquier alergia o necesidad alimentaria, anotada para cada persona
• Cualquier otro detalle importante, como si necesitan una silla para bebé o si celebran un cumpleaños sorpresa

Y en cuanto recibas un pedido, no dejes a tus clientes con la duda de si se registró bien. Mándales una confirmación por correo, mensaje de texto o WhatsApp con los detalles del pedido, la hora de la reservación o recolección, cuánto han pagado y si queda algo pendiente. Incluye también la fecha límite para hacer cambios. Así tendrán toda la información por escrito, y tú no vas a pasar diciembre contestando llamadas de clientes que quieren confirmar sus pedidos.

Cobra por anticipado

Si hay algo que puede ayudarte a proteger tus ingresos de diciembre, es cobrar por anticipado. Puede sentirse un poco incómodo al principio, pero la mayoría de los clientes ya están acostumbrados a dejar un anticipo en Navidad y entienden por qué los negocios lo piden. Y la verdad es que puede hacer una gran diferencia. En un estudio de más de 3.7 millones de reservaciones, las que incluían un anticipo o una retención en la tarjeta tuvieron una tasa de ausencias de solo 0.80%, frente al 2.47% de las que no la tenían.

Para las reservaciones de grupo, suele funcionar bien pedir un pequeño anticipo por persona. No tiene que ser mucho, solo lo suficiente para que los clientes lo piensen dos veces antes de cancelar a última hora. Las canastas navideñas y los pavos son otra historia, y muchos negocios cobran el total al hacer el pedido. Así no hay que complicarse con pagos pendientes el día de la recolección. Con un sistema de reservaciones conectado a tu punto de venta, el anticipo se cobra al reservar y se descuenta de la cuenta final, para que nadie tenga que andar haciendo cuentas al final de la noche.

Decidas lo que decidas, deja muy clara tu política de cancelación antes de que alguien pague, para evitar sorpresas después. Las reglas sobre cancelaciones y devoluciones pueden variar según el tipo de venta, así que vale la pena revisar la información de la Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO) antes de definir tu política. Tener tus condiciones claras y por escrito también te ayuda si un cliente reclama un cargo con su banco.

Prepárate para los cambios

Seamos realistas: en Navidad, los planes cambian, y no hay mucho que puedas hacer para evitarlo. Alguien se baja de la posada de la oficina, un grupo de ocho de repente es de diez, o un invitado se acuerda un día antes de que es vegano. Decidir desde antes cómo vas a manejar estas situaciones te va a ahorrar muchos dolores de cabeza.

Como regla general, fija una fecha límite para cambiar el número de comensales y lo que eligieron del menú, normalmente unos días antes de la reservación, e inclúyela en tu mensaje de confirmación. Decide si los anticipos se pueden transferir cuando un invitado cancela y otro toma su lugar, y qué pasa si un grupo se reduce mucho después de la fecha límite. Para los pedidos de productos, deja claro si los clientes pueden cambiar artículos o su horario de recolección, y hasta cuándo.

Claro que a veces pasan cosas más serias, como una enfermedad o una emergencia familiar. Un poco de flexibilidad puede hacer una gran diferencia, y ofrecer cambiar la fecha de la reservación o convertir el anticipo en saldo a favor para otra visita puede ser un buen gesto, sobre todo con un cliente frecuente. Si alguien insiste en que le devuelvas su dinero fuera de tu política, explícale las condiciones que aceptó y guarda un registro de cada reservación y pago, por si acaso. Y si el problema es de tu lado, como un producto en mal estado, lo normal es que el cliente tenga derecho a que le devuelvas su dinero.

Pon atención a los alérgenos, sobre todo en las canastas navideñas

Hay algunas cosas que debes tomar en cuenta si vendes alimentos que tú mismo empacas, como una canasta navideña o una caja de buñuelos. Los productos preenvasados que se venden en México deben cumplir con la NOM-051, que incluye la declaración de ingredientes que pueden causar alergias. Las reglas para los alimentos que preparas y empacas en tu propio negocio pueden variar, así que consulta con la COFEPRIS o con la autoridad sanitaria de tu estado antes de empezar a vender. Y si tus canastas incluyen productos de otras marcas, estos ya deberían traer su propia etiqueta.

No olvides la refrigeración: asegúrate de tener suficiente espacio en el refri para todos los pavos, piernas y bacalaos que estén esperando a que los recojan.

Para los menús navideños, asegúrate de que todas las alergias que aparezcan en los pedidos anticipados lleguen a la cocina por escrito, y no solo en la memoria de alguien. Esto te puede ahorrar tiempo contestando preguntas y, al mismo tiempo, ayuda a mantener seguros a tus clientes.

Saca provecho de tus pedidos anticipados

Una vez que pasen las fechas límite, vas a tener algo con lo que muchos negocios solo sueñan en diciembre: una idea bastante clara de lo que viene. ¡Ahora toca aprovechar esos números! Revisa cuántos pedidos tienes para cada día y usa esa información para organizar la preparación, calcular cuánto inventario vas a necesitar y planear los turnos de tu personal.

Eso sí, deja margen para los clientes que lleguen sin reservación y los pedidos de última hora. Los reportes de tu punto de venta te pueden mostrar cuáles fueron los días con más trabajo del diciembre pasado, para que calcules cuánto inventario y personal extra vas a necesitar además de lo previsto para los pedidos anticipados.

Ahora, haz que todo funcione

¡Por fin llegaste al último paso! Pero no lo dejes de lado, porque es igual de importante que los anteriores. Después de toda esa planeación, quieres asegurarte de que todo salga bien cuando lleguen tus clientes.

Para los menús navideños: asegúrate de que tus equipos de cocina y de piso tengan una hoja por cada reservación, con lo que eligió cada comensal y sus necesidades alimentarias, antes de que empiece el servicio. Así todos sabrán qué se pidió y habrá menos confusiones cuando suba el ritmo.

Para las recolecciones: ofrece horarios de recolección para evitar que todos lleguen al mismo tiempo. Piensa en cuántos pedidos puede entregar realmente tu equipo en cada horario. Por ejemplo, si cada recolección toma unos dos minutos, una persona en el mostrador podría entregar alrededor de siete pedidos en 15 minutos. Etiqueta cada pedido con el nombre del cliente y su horario de recolección, y habilita un punto de entrega aparte de la caja principal.

¡Y una última cosa! Mándales a tus clientes un recordatorio unos días antes de su reservación o recolección. Así tienen la oportunidad de revisar sus datos y avisarte si necesitan hacer algún cambio, mientras todavía tienes tiempo de ajustarte.

Una Navidad más tranquila empieza ahora

Los pedidos anticipados no van a hacer que diciembre sea menos pesado, pero sí pueden hacer que sea mucho más fácil (¡y agradable!) de manejar. Con tus reservaciones, tu inventario y los turnos de tu personal organizados, vas a pasar menos tiempo resolviendo imprevistos de última hora y más tiempo haciendo crecer tu negocio y atendiendo a tus clientes.

Al final del día, la Navidad ya es bastante pesada como para preocuparte por pedidos perdidos o productos agotados. Organiza todo lo que puedas con tiempo y, quién sabe, ¡a lo mejor hasta tienes tiempo de disfrutar tú también de las fiestas!