Cómo organizar los pedidos anticipados de menús y productos navideños

Imagínate la escena: es el viernes antes de Navidad, la cocina está a pleno rendimiento, el jamón ya está glaseado, las patatas nuevas están al fuego, las pavlovas están listas y la mesa seis sigue vacía. Está claro que los clientes no van a aparecer. Y aquí viene lo peor: toda la comida preparada y el tiempo de trabajo del personal para esa mesa se han perdido. Y ocurre más de lo que imaginas. En 2024, más de la mitad de los establecimientos de hostelería de Nueva Zelanda y Australia sufrieron ausencias de clientes con reserva, lo que supuso unas pérdidas estimadas de 4.076 dólares por establecimiento afectado. Entonces, ¿cómo puedes evitar que esto ocurra, especialmente durante una de las épocas de mayor actividad del año?

Los pedidos anticipados son una de las formas más sencillas de prevenir este problema, y no solo benefician a los restaurantes. Tanto si estás organizando comidas de empresa como si vendes cestas navideñas, saber con semanas de antelación qué pedidos vas a recibir significa menos desperdicio y menos sorpresas desagradables. Y teniendo en cuenta lo importante que es diciembre para los negocios neozelandeses, merece la pena hacerlo bien. En diciembre de 2025, el gasto en comercios minoristas principales a través de la red de pagos de Worldline NZ alcanzó los 4.700 millones de dólares.

¿Preparado para conquistar diciembre? Sigue leyendo y descubre cómo organizar tus pedidos anticipados de Navidad para que las únicas sorpresas de estas fiestas sean las buenas.

Empieza con una oferta sencilla, pero rentable

En Navidad es tentador querer ofrecer de todo, pero cuando se trata de pedidos anticipados, menos es más. Diciembre ya es bastante ajetreado, así que no intentes abarcar más de lo que puedes gestionar. Para un menú navideño, tres o cuatro opciones por plato son más que suficientes, y tu equipo de cocina te lo agradecerá (piensa en los clásicos de temporada). Si tienes una tienda, elige unos cuantos productos que los clientes realmente quieran encargar con antelación, como cestas navideñas, jamones, bandejas de marisco, pudines navideños, pavlovas, quesos especiales o regalos personalizados.

Antes de poner nada a la venta, dedica unos minutos a calcular cuánto te cuesta realmente cada opción, porque diciembre puede reducir tus márgenes de beneficio si no tienes cuidado. Si vas a abrir durante algún festivo, recuerda que los empleados tienen derecho a cobrar una vez y media su salario habitual y, en muchos casos, también a disfrutar de un día libre compensatorio. Además, compara tus precios con los de otros establecimientos o tiendas de tu zona para asegurarte de que tu oferta sea competitiva.

Planifica los plazos empezando por el final

La forma más sencilla de establecer las fechas límite es empezar por los últimos días en los que tus proveedores aceptan pedidos y calcular hacia atrás. Como orientación, podrías cerrar los pedidos anticipados de menús para fiestas navideñas dos semanas antes de cada reserva, los de jamones, mariscos y carnes frescas diez días antes de la recogida, y los de pudines navideños y productos de repostería una semana antes. Para las cestas y cajas de regalo, toma como referencia la última fecha de entrega de tus proveedores y añade unos días para preparar los paquetes.

Ah, ¡y deja un poco de margen para imprevistos! Diciembre también es una época complicada para los proveedores, y muchos cierran o reducen sus horarios durante Navidad y las vacaciones de verano. Por eso, comprueba con tiempo sus últimas fechas de entrega y añade un par de días por si algo llega tarde. Y si vas a ofrecer recogidas los días 23 o 24 de diciembre, cierra esos pedidos un poco antes que los demás. Créenos, serán dos de tus días más ajetreados.

Una vez que tengas las fechas límite, asegúrate de que nadie pueda pasarlas por alto. Publícalas en tu página de reservas, en todos los mensajes de confirmación y en un cartel junto al mostrador. Abre también las reservas para las fechas más populares con suficiente antelación. Los fines de semana de principios y mediados de diciembre son especialmente populares para las cenas de empresa y las celebraciones de fin de año, y suelen llenarse rápidamente. Por eso, empezar a aceptar pedidos anticipados a principios de noviembre te dará una buena ventaja.

Empieza a promocionarlo cuanto antes

Ya lo tienes todo planificado, ¡ahora toca darlo a conocer! Ni siquiera el mejor menú navideño llenará las mesas si nadie sabe que existe. Empieza a promocionar tus pedidos anticipados lo antes posible y recuerda a tus clientes las fechas límite a medida que se acerquen.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de contarles lo que estás preparando? Publica tu menú navideño o catálogo de productos en tu página web y redes sociales, dejando el enlace de reserva o pedido bien visible. En tu establecimiento, un cartel junto al mostrador y otro en la entrada pueden funcionar muy bien, además de una pequeña tarjeta en cada mesa.

Y si tienes una lista de correos electrónicos de clientes, ¡aprovéchala! Enviar un correo cuando se abran los pedidos anticipados, seguido de un recordatorio amistoso unos días antes de cada fecha límite, es una de las formas más sencillas de conseguir más pedidos. Es una manera fácil de llamar la atención de tus clientes habituales sin gastar dinero extra.

Deja que tus clientes hagan pedidos sin tener que llamarte

Este es el problema de las llamadas telefónicas y los correos electrónicos: cada pedido anticipado que recibes por estas vías supone otra tarea que tienes que anotar o introducir manualmente. Y cuando estás gestionando decenas de pedidos en diciembre, es muy fácil que alguno se te escape o acabe escrito en una nota que nadie consigue descifrar. La solución más sencilla es permitir que los clientes hagan sus reservas y pedidos por su cuenta, cuando mejor les venga.

Aquí es donde entra en juego Epos Now Booking. En lugar de atender llamadas en pleno servicio, puedes ofrecer a tus clientes una página de reservas a la que accedan cuando quieran, mediante un enlace en tu web, redes sociales o ficha de Google, o a través de un código QR en tu establecimiento. ¿Vendes comida o productos navideños? También puedes aceptar pedidos online y utilizar un sistema TPV de Epos Now para gestionar las ventas online y las de tu establecimiento desde un mismo lugar.

Independientemente de cómo hagan sus pedidos, asegúrate de recopilar toda la información necesaria desde el principio para no tener que perseguir a nadie en diciembre. Cada pedido debería incluir:

• Nombre, número de teléfono y correo electrónico del cliente.

• Fecha y hora de la reserva o recogida.

• Los platos elegidos por cada comensal, preferiblemente recopilados por el organizador en el caso de reservas de grupo, para evitar tener que contactar con una docena de personas.

• Cualquier requisito alimentario o alergia, indicado para cada persona.

• Cualquier otro detalle importante, como la necesidad de una trona o la celebración de un cumpleaños sorpresa.

Y una vez que recibas un pedido, no dejes a tus clientes preguntándose si se ha registrado correctamente. Envía una confirmación por correo electrónico o mensaje de texto con los detalles del pedido, la hora de reserva o recogida, el importe pagado y cualquier cantidad pendiente. Incluye también la fecha límite para realizar cambios. Así, tendrán toda la información por escrito y tú evitarás pasar diciembre respondiendo llamadas de clientes que quieren comprobar el estado de sus pedidos.

Cobra por adelantado

Si hay algo que puede ayudarte a proteger tus ingresos de diciembre, es cobrar por adelantado. Puede resultar un poco incómodo al principio, pero la mayoría de los clientes están acostumbrados a pagar depósitos en Navidad y entienden por qué los negocios los solicitan. Y lo cierto es que pueden marcar una gran diferencia. En un estudio de más de 3,7 millones de reservas, aquellas que incluían un depósito o una retención en la tarjeta registraron una tasa de ausencias de solo el 0,80 %, frente al 2,47 % de las reservas sin estas medidas.

Para las reservas de grupo, suele funcionar bien pedir un pequeño depósito por persona. No tiene que ser una cantidad elevada, solo lo suficiente para que los clientes se lo piensen dos veces antes de cancelar a última hora. Las cestas navideñas y los jamones son un caso diferente, y muchos negocios cobran el importe completo al realizar el pedido. Así, no hay que complicarse con pagos pendientes el día de la recogida. Con sistemas de reservas como Epos Now Booking, el depósito se cobra al reservar y se descuenta automáticamente de la factura final, por lo que nadie tiene que ponerse a hacer cálculos al terminar la velada.

Decidas lo que decidas, deja muy clara tu política de cancelación antes de que nadie pague, para evitar sorpresas más adelante. Según la Ley de Garantías del Consumidor de Nueva Zelanda (Consumer Guarantees Act), los clientes normalmente no tienen derecho automático a cancelar una compra simplemente porque hayan cambiado de opinión, pero sí tienen derecho a una solución si el problema es responsabilidad del negocio. Consulta la guía de Consumer Protection sobre reembolsos antes de establecer tu política.

Prepárate para los cambios

Seamos realistas: en Navidad, los planes cambian, y no hay mucho que puedas hacer para evitarlo. Alguien se da de baja de la cena de empresa, un grupo de ocho personas pasa de repente a ser de diez o un invitado recuerda el día anterior que es vegano. Decidir de antemano cómo vas a gestionar estas situaciones te ahorrará muchos quebraderos de cabeza.

Como norma general, establece una fecha límite para modificar el número de comensales y las elecciones del menú, normalmente unos días antes de la reserva, e inclúyela en el mensaje de confirmación. Decide si los depósitos pueden transferirse cuando un invitado cancela y otro ocupa su lugar, y qué ocurre si un grupo se reduce considerablemente después de la fecha límite. Para los pedidos de productos, deja claro si los clientes pueden cambiar artículos o modificar su franja horaria de recogida, y hasta cuándo pueden hacerlo.

Por supuesto, a veces surgen situaciones más serias, como una enfermedad o una emergencia familiar. Un poco de flexibilidad puede marcar la diferencia, y ofrecer la posibilidad de cambiar la fecha de la reserva o convertir el depósito en crédito para otra visita puede ser un buen gesto, especialmente con un cliente habitual. Si alguien insiste en solicitar un reembolso fuera de tu política, explícale las condiciones que aceptó y conserva un registro de cada reserva y pago, por si acaso. Y si el problema viene de tu negocio, como un producto defectuoso, los clientes generalmente tienen derecho a recibir un reembolso.

Presta atención a los alérgenos, especialmente en las cestas navideñas

Hay algunas cosas que debes tener en cuenta si vendes alimentos que has envasado tú mismo, como una cesta navideña o un pudin en caja. Según el Código de Normas Alimentarias (Food Standards Code), que se aplica tanto en Nueva Zelanda como en Australia, los alimentos que preparas y envasas en el mismo establecimiento donde los vendes pueden no necesitar una etiqueta completa. Sin embargo, tendrás que informar sobre los alérgenos, ya sea mediante información expuesta junto al alimento o cuando el cliente la solicite. La página web de Food Standards Australia New Zealand ofrece una guía clara sobre los requisitos.

Y como la Navidad coincide con pleno verano, tampoco pierdas de vista la seguridad alimentaria. Asegúrate de tener suficiente espacio de refrigeración para todas las bandejas de marisco y los jamones pendientes de recogida, porque los alimentos perecederos no pueden quedarse expuestos al calor.

Para los menús navideños, asegúrate de que todas las alergias indicadas en los pedidos anticipados lleguen a la cocina por escrito, en lugar de depender únicamente de la memoria de alguien. Esto puede ahorrarte tiempo respondiendo preguntas y, al mismo tiempo, ayudar a mantener seguros a tus clientes.

Saca partido a tus pedidos anticipados

Una vez que hayan pasado las fechas límite, tendrás algo con lo que muchos negocios solo pueden soñar en diciembre: una idea bastante precisa de lo que se avecina. ¡Ahora toca aprovechar esos números! Revisa cuántos pedidos tienes para cada día y utiliza esa información para organizar las tareas de preparación, calcular cuánto stock necesitarás y planificar los turnos del personal.

Eso sí, deja margen para los clientes que lleguen sin reserva y los pedidos de última hora. Tus informes de Epos Now pueden mostrarte cuáles fueron los días de mayor actividad del pasado diciembre, para que puedas calcular cuánto stock y personal extra necesitarás además de lo previsto para los pedidos anticipados.

Ahora, haz que todo encaje

¡Por fin has llegado al último paso! Pero no lo pases por alto, porque es tan importante como los anteriores. Después de toda esa planificación, querrás asegurarte de que todo funcione sin problemas cuando lleguen tus clientes.

Para los menús navideños: asegúrate de que los equipos de cocina y sala tengan una hoja para cada reserva, con los platos elegidos y los requisitos alimentarios de cada comensal, antes de que empiece el servicio. Así, todos sabrán qué se ha pedido y habrá menos confusiones cuando aumente el ritmo de trabajo.

Para las recogidas: ofrece franjas horarias para evitar que todos los clientes aparezcan al mismo tiempo. Piensa en cuántos pedidos puede entregar realmente tu equipo en cada franja. Por ejemplo, si cada recogida tarda unos dos minutos, una persona en el mostrador podría gestionar alrededor de siete pedidos en 15 minutos. Etiqueta cada pedido con el nombre del cliente y la hora de recogida, y habilita un punto de recogida separado del mostrador principal.

¡Y una última cosa! Envía a tus clientes un recordatorio unos días antes de su reserva o recogida. Epos Now Booking puede hacerlo automáticamente para las reservas, dando a los clientes la oportunidad de comprobar sus datos y ponerse en contacto contigo si necesitan hacer algún cambio, mientras todavía tienes tiempo para adaptarte.

Una Navidad más tranquila empieza ahora

Los pedidos anticipados no harán que diciembre sea menos ajetreado, pero sí pueden hacer que gestionarlo sea mucho más sencillo (¡y agradable!). Con las reservas, el stock y los turnos del personal organizados, podrás dedicar menos tiempo a resolver imprevistos de última hora y más tiempo a hacer crecer tu negocio y atender a tus clientes.

Y si buscas más formas de aprovechar al máximo la temporada navideña, echa un vistazo a nuestros consejos sobre cómo promocionar tu negocio en Navidad para encontrar un poco más de inspiración.

Al fin y al cabo, la Navidad ya es bastante ajetreada como para tener que preocuparte por pedidos perdidos o productos agotados. Organiza todo lo que puedas con antelación y, quién sabe, ¡quizá hasta tengas tiempo de disfrutar tú también de las fiestas!