Vorbestellungen für Weihnachtsmenüs und festliche Produkte richtig organisieren

Stellen Sie sich vor: Es ist der Freitag vor Weihnachten, die Küche läuft auf Hochtouren, die Gänse sind knusprig gebraten, Rotkohl und Klöße stehen bereit, und Tisch sechs ist immer noch leer. Diese Gäste kommen nicht mehr. Und das Ärgerliche daran: Das vorbereitete Essen und die Arbeitszeit Ihres Teams für diesen Tisch sind verloren. Laut dem Restaurant Impact Report 2026 von OpenTable kostet ein No-Show bei einer Reservierung für zwei Personen ein Restaurant in Deutschland durchschnittlich 87,60 Euro. Wie können Sie also verhindern, dass so etwas passiert, gerade in einer der geschäftigsten Zeiten des Jahres?

Vorbestellungen sind eine der einfachsten Lösungen, und sie helfen nicht nur Restaurants. Ob Sie Tische für Weihnachtsfeiern füllen oder Präsentkörbe verkaufen: Wenn Sie schon Wochen im Voraus wissen, was auf Sie zukommt, bedeutet das weniger Verschwendung und weniger böse Überraschungen. Und für den Handel bleibt die Weihnachtszeit enorm wichtig. Für November und Dezember 2025 rechnete der Handelsverband Deutschland (HDE) mit einem Umsatz von 126,2 Milliarden Euro im Einzelhandel.

Bereit für einen entspannteren Dezember? Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie Ihre Weihnachtsvorbestellungen organisieren, damit es in diesem Jahr nur schöne Überraschungen gibt.

Starten Sie mit einem einfachen, aber profitablen Angebot

An Weihnachten ist es verlockend, alles anzubieten, aber bei Vorbestellungen gilt: Weniger ist mehr. Der Dezember ist ohnehin schon stressig genug, also nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Für ein Weihnachtsmenü reichen drei oder vier Optionen pro Gang völlig aus, und Ihr Küchenteam wird es Ihnen danken (denken Sie an saisonale Klassiker). Wenn Sie ein Geschäft führen, wählen Sie ein paar Produkte aus, die Ihre Kundschaft gern im Voraus bestellt, zum Beispiel Präsentkörbe, Weihnachtsgänse, Karpfen, Stollen, Plätzchen, Käseplatten für Raclette oder Fondue oder personalisierte Geschenke.

Bevor Sie etwas anbieten, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und rechnen Sie aus, was Sie jede Option tatsächlich kostet, denn der Dezember kann Ihre Margen schnell schmälern, wenn Sie nicht aufpassen. Wenn Sie an den Feiertagen öffnen, denken Sie auch an mögliche Feiertagszuschläge aus Tarif- oder Arbeitsverträgen und an die Ersatzruhetage für Ihr Team. Und vergleichen Sie Ihre Preise mit ähnlichen Betrieben in Ihrer Umgebung, damit Ihr Angebot wettbewerbsfähig bleibt.

Planen Sie Ihre Fristen von hinten nach vorne

Am einfachsten legen Sie Ihre Bestellfristen fest, indem Sie bei den letzten Bestellterminen Ihrer Lieferanten anfangen und rückwärts rechnen. Als grobe Orientierung könnten Sie Vorbestellungen für Weihnachtsfeiern zwei Wochen vor jeder Reservierung schließen, für Gänse, Karpfen und frisches Fleisch etwa zehn Tage vor der Abholung und für Stollen und Gebäck eine Woche vorher. Bei Präsentkörben richten Sie sich nach dem letzten Liefertermin Ihrer Lieferanten und planen ein paar Tage zum Packen ein.

Und planen Sie unbedingt etwas Puffer ein! Auch für Ihre Lieferanten ist der Dezember eine stressige Zeit, und viele schließen über die Feiertage oder haben verkürzte Öffnungszeiten. Prüfen Sie deren letzte Liefertermine also frühzeitig und rechnen Sie ein paar Tage extra ein, falls etwas später ankommt. Wenn Sie am 23. oder 24. Dezember Abholungen anbieten, schließen Sie diese Bestellungen etwas früher als die übrigen. Glauben Sie uns, das werden mit Abstand Ihre geschäftigsten Tage, vor allem, da viele Geschäfte an Heiligabend schon mittags schließen.

Sobald Ihre Fristen stehen, sorgen Sie dafür, dass sie niemand übersehen kann. Nennen Sie sie auf Ihrer Reservierungsseite, in jeder Bestätigung und auf einem Schild an der Kasse. Öffnen Sie auch die Reservierungen für beliebte Termine frühzeitig. Die Wochenenden im frühen und mittleren Dezember sind besonders gefragt für Firmenweihnachtsfeiern und schnell ausgebucht. Wenn Sie schon Anfang November Vorbestellungen annehmen, verschaffen Sie sich deshalb einen guten Vorsprung.

Machen Sie früh auf Ihr Angebot aufmerksam

Sie haben alles geplant, jetzt müssen Sie es nur noch bekannt machen! Selbst das beste Weihnachtsmenü füllt keine Tische, wenn niemand davon weiß. Werben Sie so früh wie möglich für Ihre Vorbestellungen und erinnern Sie Ihre Kundschaft, wenn die Fristen näher rücken.

Wie erreichen Sie Ihre Gäste am besten? Veröffentlichen Sie Ihr Weihnachtsmenü oder Ihre Produktliste auf Ihrer Website und in den sozialen Medien, mit dem Link zum Reservieren oder Bestellen gut sichtbar. Vor Ort helfen ein Plakat an der Kasse und ein Aufsteller vor der Tür, ebenso wie eine kleine Karte auf jedem Tisch.

Und wenn Sie eine E-Mail-Liste Ihrer Kundschaft haben, nutzen Sie sie! Eine kurze E-Mail, sobald die Vorbestellungen starten, und eine freundliche Erinnerung ein paar Tage vor jeder Frist sind eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihr Auftragsbuch zu füllen. So erreichen Sie Ihre Stammgäste, ohne zusätzlich Geld auszugeben.

Lassen Sie Ihre Kundschaft ohne Anruf bestellen

Das Problem mit Anrufen und E-Mails: Jede Vorbestellung, die auf diesem Weg eingeht, ist eine weitere Aufgabe, die Sie abtippen oder notieren müssen. Und wenn Sie im Dezember Dutzende davon jonglieren, geht schnell etwas unter, oder es landet auf einem Zettel, den niemand mehr lesen kann. Die einfachste Lösung: Lassen Sie Ihre Gäste selbst reservieren und bestellen, wann immer es ihnen passt.

Genau dabei hilft ein Online-Reservierungssystem. Statt mitten im Service ans Telefon zu gehen, bieten Sie Ihren Gästen eine Reservierungsseite, die sie jederzeit nutzen können, über einen Link auf Ihrer Website, in den sozialen Medien, in Ihrem Google-Profil oder per QR-Code in Ihrem Betrieb. Sie verkaufen weihnachtliche Lebensmittel oder Produkte? Dann können Sie auch Bestellungen online annehmen, damit Ihre Kundschaft bequem vorab bestellt.

Egal, wie Ihre Kundschaft bestellt: Holen Sie sich gleich beim ersten Mal alle nötigen Informationen, damit Sie im Dezember niemandem hinterherlaufen müssen. Jede Bestellung sollte Folgendes enthalten:

• Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Reservierung oder Abholung
• Die Menüauswahl jedes Gastes, bei Gruppenreservierungen am besten gesammelt von der Person, die organisiert, damit Sie nicht ein Dutzend Leute kontaktieren müssen
• Unverträglichkeiten oder Allergien, für jede Person notiert
• Alles andere, was Sie wissen sollten, etwa ob ein Kinderstuhl gebraucht wird oder ein Geburtstag gefeiert wird

Und sobald eine Bestellung eingeht, lassen Sie Ihre Kundschaft nicht im Unklaren, ob alles geklappt hat. Schicken Sie eine Bestätigung per E-Mail oder SMS mit den Bestelldetails, der Uhrzeit der Reservierung oder Abholung, dem bereits gezahlten Betrag und einem eventuell offenen Restbetrag. Geben Sie auch die Frist für Änderungen an. So hat Ihre Kundschaft alles schriftlich, und Sie verbringen den Dezember nicht damit, Anrufe zum Stand von Bestellungen zu beantworten.

Lassen Sie sich im Voraus bezahlen

Wenn es eine Sache gibt, die Ihre Dezemberumsätze schützt, dann ist es eine Zahlung im Voraus. Das mag sich anfangs etwas ungewohnt anfühlen, aber die meisten Gäste kennen Anzahlungen zur Weihnachtszeit und haben Verständnis dafür. Und sie machen einen echten Unterschied. In einer Studie mit über 3,7 Millionen Reservierungen lag die No-Show-Rate bei Buchungen mit Anzahlung oder Kreditkartengarantie bei nur 0,80 %, gegenüber 2,47 % bei Buchungen ohne.

Bei Gruppenreservierungen funktioniert eine kleine Anzahlung pro Person meist gut. Sie muss nicht hoch sein, nur hoch genug, dass niemand am Vortag spontan absagt. Bei Präsentkörben und Weihnachtsgänsen sieht es anders aus: Viele Betriebe kassieren hier gleich den vollen Betrag bei der Bestellung, damit es am Abholtag keinen Aufwand mit offenen Beträgen gibt. Mit einem Reservierungssystem, das mit Ihrem Kassensystem verbunden ist, wird die Anzahlung bei der Buchung eingezogen und von der Endrechnung abgezogen, sodass am Abend niemand nachrechnen muss.

Wie auch immer Sie sich entscheiden: Machen Sie Ihre Stornierungsbedingungen klar, bevor jemand bezahlt, damit es später keine Überraschungen gibt. Gut zu wissen: Das übliche 14-tägige Widerrufsrecht bei Online-Bestellungen gilt in der Regel nicht für verderbliche Lebensmittel, personalisierte Waren oder Gastronomieleistungen zu einem festen Termin. Die Regeln können aber knifflig sein, daher lohnt sich ein kurzer Blick in die Vorgaben zum Widerrufsrecht, bevor Sie Ihre Bedingungen festlegen. Klare, schriftliche Bedingungen helfen Ihnen außerdem, wenn jemand eine Zahlung bei der Bank zurückbuchen lässt.

Rechnen Sie mit Änderungen

Seien wir ehrlich: An Weihnachten ändern sich Pläne, und daran lässt sich wenig ändern. Jemand sagt die Firmenweihnachtsfeier ab, aus acht Personen werden plötzlich zehn, oder einem Gast fällt am Vortag ein, dass er vegan isst. Wenn Sie vorab festlegen, wie Sie mit solchen Situationen umgehen, ersparen Sie sich später viel Stress.

Ein guter Ansatz: Legen Sie eine letzte Frist für Änderungen an Personenzahl und Menüauswahl fest, meist ein paar Tage vor der Reservierung, und nennen Sie sie in Ihrer Bestätigung. Entscheiden Sie, ob Anzahlungen übertragbar sind, wenn ein Gast absagt und ein anderer nachrückt, und was passiert, wenn eine Gruppe nach der Frist deutlich kleiner wird. Bei Produktbestellungen sollten Sie klar sagen, ob Ihre Kundschaft Artikel tauschen oder den Abholtermin ändern kann, und bis wann.

Natürlich kann auch einmal etwas Ernstes dazwischenkommen, etwa eine Krankheit oder ein familiärer Notfall. Ein wenig Flexibilität zahlt sich hier aus, und die Reservierung zu verschieben oder die Anzahlung in ein Guthaben für einen späteren Besuch umzuwandeln, kann eine nette Geste sein, besonders bei Stammgästen. Besteht jemand außerhalb Ihrer Bedingungen auf einer Rückerstattung, erklären Sie die vereinbarten Bedingungen und bewahren Sie alle Buchungs- und Zahlungsbelege auf, nur für den Fall. Und liegt das Problem bei Ihnen, etwa bei einem mangelhaften Produkt, hat Ihre Kundschaft in der Regel Anspruch auf ihr Geld zurück.

Achten Sie auf Allergene, besonders bei Präsentkörben

Wenn Sie Lebensmittel selbst verpacken und verkaufen, etwa einen Präsentkorb oder eine Dose selbst gebackener Plätzchen, gibt es einiges zu beachten. Lebensmittel, die Sie in Ihrem Betrieb für den direkten Verkauf verpacken, gelten in der Regel als lose Ware. Auch dafür müssen Sie die 14 Hauptallergene angeben, zum Beispiel auf einem Schild oder in einer Allergenmappe. Enthalten Ihre Körbe fertig verpackte Produkte anderer Hersteller, sollten diese bereits ein eigenes Etikett mit hervorgehobenen Allergenen haben. Im Zweifel hilft Ihnen die Lebensmittelüberwachung Ihres Landkreises oder Ihrer Stadt weiter.

Bei Weihnachtsmenüs sollten Sie dafür sorgen, dass jede Allergie aus der Vorbestellung schriftlich in der Küche ankommt und nicht nur im Gedächtnis von jemandem. So sparen Sie Zeit bei Rückfragen und sorgen gleichzeitig für die Sicherheit Ihrer Gäste.

Nutzen Sie Ihre Vorbestellungen für die Planung

Wenn Ihre Fristen abgelaufen sind, haben Sie etwas, wovon viele Betriebe im Dezember nur träumen: einen ziemlich genauen Überblick darüber, was auf Sie zukommt. Jetzt heißt es, diese Zahlen zu nutzen! Schauen Sie sich an, wie viele Bestellungen für jeden Tag eingegangen sind, und planen Sie damit die Vorbereitung, Ihren Warenbedarf und die Dienstpläne Ihres Teams.

Lassen Sie aber Spielraum für spontane Gäste und Bestellungen in letzter Minute. Die Berichte Ihres Epos Now Kassensystems zeigen Ihnen, wie viel an den Spitzentagen im letzten Dezember los war, damit Sie abschätzen können, wie viel Sie zusätzlich zu Ihren Vorbestellungen einplanen sollten. Und falls Sie Ihren Bestand vorab noch einmal prüfen möchten, finden Sie in unserem Leitfaden So führen Sie eine Halbjahresinventur durch hilfreiche Tipps.

Jetzt muss nur noch alles zusammenpassen

Sie haben es zum letzten Schritt geschafft! Aber unterschätzen Sie ihn nicht, denn er ist genauso wichtig wie die anderen. Nach all der Planung soll schließlich alles reibungslos laufen, wenn Ihre Gäste kommen.

Bei Weihnachtsmenüs: Sorgen Sie dafür, dass Küche und Service vor Beginn des Services für jede Reservierung ein Blatt mit der Menüauswahl und den Unverträglichkeiten aller Gäste haben. So weiß jeder, was bestellt wurde, und es gibt weniger Verwirrung, wenn es hektisch wird.

Bei Abholungen: Bieten Sie feste Abholzeiten an, damit nicht alle gleichzeitig kommen. Überlegen Sie, wie viele Bestellungen Ihr Team realistisch pro Zeitfenster übergeben kann. Dauert jede Abholung zum Beispiel etwa zwei Minuten, schafft eine Person an der Theke rund sieben Bestellungen in 15 Minuten. Beschriften Sie jede Bestellung mit dem Namen und der Abholzeit, und richten Sie eine eigene Abholstelle abseits der Hauptkasse ein. Damit an der Kasse auch bei großem Andrang alles klappt, lesen Sie unseren Beitrag: Wie man Zahlungsausfälle mit Kartenzahlungen während der Stoßzeiten vermeidet.

Und noch eine letzte Sache! Schicken Sie Ihrer Kundschaft ein paar Tage vor der Reservierung oder Abholung eine Erinnerung. So können alle ihre Angaben prüfen und sich bei Änderungen melden, solange Sie noch Zeit zum Reagieren haben.

Eine entspanntere Weihnachtszeit beginnt jetzt

Vorbestellungen machen den Dezember nicht ruhiger, aber sie machen ihn deutlich leichter (und angenehmer) zu bewältigen. Wenn Reservierungen, Warenbestand und Dienstpläne geplant sind, verbringen Sie weniger Zeit mit Überraschungen in letzter Minute und mehr Zeit damit, Ihr Geschäft wachsen zu lassen und Ihre Gäste zu bedienen.

Und wenn Sie noch mehr Ideen suchen, um die umsatzstarke Jahreszeit optimal zu nutzen, lesen Sie unseren Beitrag So bereiten Sie Ihren Einzelhandel für den Herbst vor. Schließlich ist Weihnachten stressig genug, auch ohne verlorene Bestellungen oder ausverkaufte Ware. Erledigen Sie die Planung früh, und vielleicht haben Sie dann sogar selbst Zeit, die Feiertage zu genießen!