La caja chica en contabilidad de una empresa
En toda aventura empresarial hay pequeñas operaciones que requieren de nuestra atención y un correcto control. ¿Qué es la caja chica de una empresa?. ¿Puede la caja chica comprometer tus cuentas contables? Porque a pesar de ser operaciones de muy poco valor que no suponen un gran descuadre, si se acumulan puede producir un desconocimiento de las cuentas reales de tu negocio.
Ya sea que has abierto un restaurante o una cafetería, ya sea que has abierto una zapatería o un comercio de ropa, la contabilidad de tu negocio es un elemento de gestión imprescindible que puede consumir muchos recursos y requiere tomar decisiones para un adecuado control de las políticas de gastos. Puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu emprendimiento.
Ya que la contabilidad para cualquier negocio es tan importante, es vital conocer qué es la caja chica de una empresa, cómo se gestiona la caja chica y qué beneficios aporta llevar cuenta pormenorizada de los movimientos de caja chica.
¿Qué es la caja chica de una empresa?
La caja chica es una cantidad. En contabilidad, caja chica es un fondo fijo de caja que una empresa tiene disponible para el pago inmediato de pequeños gastos. Este tipo de gastos suelen estar relacionados con el material de oficina u otros materiales necesarios para el desarrollo de la actividad.
Gestionar negocios de cara al público, o incluso vendiendo online desde tu casa, requiere comprar consumibles de todo tipo. La caja chica es la forma de incluir estos gastos menores en la contabilidad de tu negocio. Pueden parecer gastos insignificantes, pero pueden suponer el desbalance de tus cuentas. Asegúrate de tener un fondo fijo de efectivo que pueda hacer frente a los gastos diarios que estén fuera de los gastos programados en el presupuesto.
Ejemplos comunes de gastos de caja chica:
Los gastos típicos que se cubren con la caja chica incluyen material de oficina como bolígrafos, papel y tóner de impresora; productos de limpieza como papel higiénico y bolsas de basura; alimentos para la oficina como café, té y agua; transporte urgente en taxi o Uber para gestiones empresariales; pequeñas reparaciones y mantenimiento; y reposición del botiquín de primeros auxilios.
Tanto la contabilidad en general como la gestión de la caja chica de contabilidad en particular son funciones que cumple un sistema TPV o Terminal punto de venta.
- Si has abierto un negocio de hostelería, un gasto de caja chica habitual puede sobrevenir cuando falta pan o hielo y debe resolverse de forma rápida. Esa rapidez y urgencia a menudo lleva a olvidar tomar buena nota contable del poco dinero que se toma para estas funciones no regulares.
Si ese es tu caso, un TPV para hostelería te permitirá introducir la información de los gastos de caja chica automáticamente y que figuren en la contabilidad y los informes personalizados
- Si tu negocio es un pequeño comercio, un gasto de caja chica habitual puede ser la compra de material de oficina, fotocopias, productos de limpieza…
Si este es tu caso, el hacerte con un TPV para comercio basado en la nube te permitirá establecer categorías de usos de caja chica e incluir el gasto contable en la nube.
Gestión de la caja chica
La gestión de la caja chica consiste en disponer de un lugar físico donde el dinero esté disponible y de alguien encargado de su custodia. Asegúrate de tener un fijo de caja chica, de la misma manera que te aseguras de que el fondo de caja se conserva entre servicios.
El concepto de caja chica también se utiliza para referirse a la persona encargada de gestionarla, el encargado del manejo de la caja chica. Este responsable de la caja chica debe tener un registro preciso de todos los gastos realizados y guardar todos los comprobantes de pago.
Lógicamente, la persona encargada de gestionar la caja chica de tu establecimiento tiene una gran responsabilidad, ya que la contabilidad es un eje vertebrador fundamental de la gestión de tu negocio.
Además, es aconsejable que esta persona tenga una buena capacidad contable para poder hacer un balance exacto de los gastos realizados y tener un control sobre lo que entra y lo que sale.
Por último, es importante tener un límite en la cantidad de dinero disponible en la caja chica para no correr el riesgo de que se agote y no pueda cubrir gastos pequeños pero necesarios.
Es recomendable que el responsable lleve un registro diario que incluya: la fecha del gasto, la cantidad entregada, el concepto del pago, la persona que solicitó el dinero, el número de justificante, el saldo inicial del día, el total de gastos realizados y el dinero restante al final de la jornada. Este registro puede llevarse en un cuaderno físico o, mejor aún, en una hoja de cálculo o mediante el software TPV de Epos Now.
Beneficios del control de la caja chica
El control de la caja chica tiene muchas ventajas, tanto para la empresa como para la persona encargada de gestionarla.
Algunas de las ventajas de tener controlada la caja chica son:
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Tienes una mejor visión de tu estrategia empresarial
El ser un buen emprendedor dependerá en gran medida de la calidad de tu servicio o producto, de como compitas en precios con los negocios que prestan servicios similares a los tuyos y de como gestiones la relación entre costes y gastos. Para poder evaluar tu negocio tienes que incorporar los pequeños gastos como los de la caja chica.
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Puedes llevar un control de los gastos
Tener un registro de todos tus gastos te ayudará a mantenerte dentro de tu presupuesto y evitar gastar de más o evitar las fugas de dinero.
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Puedes evitar sorpresas
Al llevar un control de la caja chica, sabrás exactamente de cuánto dinero dispones en todo momento. De este modo, podrás evitar sorpresas desagradables cuando llegue el momento de pagar las facturas.
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Puedes ahorrar tiempo
Automatizar la gestión de la caja chica puede ahorrarte mucho tiempo. El software TPV como el de Epos Now puede ayudarte a hacer un seguimiento de los gastos y a generar informes automáticamente.
- Puedes reducir los costes
Al tener el control de sus gastos, puede evitar gastar en exceso y ahorrar dinero a largo plazo.
En definitiva, el control de la caja chica es esencial para tener una buena contabilidad de todos los gastos en los que incurre su negocio, sea grande o pequeño. Un sistema de TPV puede ser de gran ayuda para gestionar la caja chica y llevar un control de todos sus gastos.
Conclusiones
Asegúrate de que el TPV que elijas para tu negocio cuente con las integraciones de contabilidad necesarias como Sage o Quickbooks.
Estas herramientas de contabilidad permiten generar facturas, elaborar presupuestos y llevar los movimientos de gestión al día.
No inviertas personal específico para ellos. Con estas herramientas sencillas de usar podrás llevar la contabilidad de tus negocios al día. Lo que te ayudará a sostener un plan de negocios sólido y fructífero.
Si tienes más dudas sobre el uso de la caja chica, o las funciones que un TPV basado en la nube como el de Epos Now tiene para ti, no dudes en consultar con nuestro equipo de expertos, estarán encantados de ayudarte sin ningún tipo de compromiso.
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Preguntas Frecuentes
- ¿Cuánto dinero debo asignar a la caja chica?
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No existe una cantidad fija, depende del tamaño de tu negocio y la frecuencia de gastos imprevistos. Una buena regla es calcular los gastos menores promedio de un mes y asignar esa cantidad. Por ejemplo, si gastas aproximadamente 200€ al mes en imprevistos pequeños, ese debería ser tu fondo de caja chica. Lo importante es que sea suficiente para cubrir un período razonable sin necesidad de reposiciones constantes.
- ¿Quién debe ser el responsable de la caja chica?
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Debe ser una persona de total confianza dentro de la organización, preferiblemente alguien del área administrativa o contable. Esta persona será responsable de custodiar el dinero, entregar fondos solo con justificante, llevar el registro detallado de todos los movimientos y rendir cuentas periódicamente al departamento de contabilidad.
- ¿Qué gastos NO se deben pagar con caja chica?
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No deben pagarse con caja chica: nóminas o salarios de empleados, gastos personales de los trabajadores no relacionados con la empresa, préstamos personales, gastos que superen el límite establecido por la empresa, compras que requieran factura formal con IVA deducible, ni gastos programados que deberían estar en el presupuesto regular.
- ¿Con qué frecuencia se debe reponer la caja chica?
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La reposición depende del ritmo de gastos de cada empresa. Lo más común es hacer reposiciones mensuales o cuando el fondo baje del 30% de la cantidad inicial. Por ejemplo, si tu caja chica es de 200€, cuando queden 60€ o menos, es momento de solicitar la reposición. Cada reposición debe justificarse con todos los comprobantes y recibos de los gastos realizados.
- ¿Cómo evitar fraudes o mal uso de la caja chica?
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Para prevenir fraudes: realiza auditorías sorpresa periódicas donde cuentes físicamente el dinero y verifiques que coincida con el registro; exige siempre comprobantes para cualquier gasto sin excepciones; limita el monto máximo por transacción; establece una política clara de uso; y utiliza un sistema TPV como el de Epos Now que registre automáticamente todos los movimientos y genere informes que faciliten la supervisión y control.
- ¿Puedo digitalizar la gestión de la caja chica?
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Sí, y es altamente recomendable. Con el TPV de Epos Now puedes crear categorías específicas para gastos de caja chica, registrar justificantes de forma digital, generar informes automáticos de movimientos, y mantener todo integrado con tu sistema de contabilidad como Sage o QuickBooks. Esto reduce errores humanos, facilita auditorías y te permite acceder a la información desde cualquier dispositivo.
