Cómo formar rápidamente al personal temporal en un sistema TPV

Contratar personal temporal debería hacer que las épocas de más trabajo sean más llevaderas. Pero hay un problema: el momento en que más manos necesitas suele ser también el momento en que menos tiempo tienes para formarlas. El personal temporal suele incorporarse justo antes de la campaña de Navidad, la temporada de verano o las rebajas, y a menudo se espera que rinda desde el primer minuto, manejando con soltura el TPV, los procesos y los productos que vende. Es mucha información para asimilar de golpe.

La buena noticia es que la mayoría de los TPV modernos son muy intuitivos y no suelen ser difíciles de usar. Como casi todo el mundo usa pantallas táctiles a diario, los botones rara vez son el problema. Lo que pone en apuros a los nuevos empleados es lo inesperado: no saber dónde encontrar un producto concreto, bloquearse cuando falla un pago o no saber qué hacer con una tarjeta de fidelización. Son las situaciones más difíciles de enseñar, pero también las que más tiempo hacen perder, así que conviene que tu personal temporal las domine cuanto antes.

Por eso, una formación rápida y eficaz no consiste en explicar todas las funciones, sino en asegurarte de que tu equipo tenga la confianza necesaria para resolver cualquier situación que no salga según lo previsto. En este blog, te contamos todo lo que necesitas saber para formar a tu nuevo personal de forma rápida y eficaz, ¡y convertirlo en todo un equipo de expertos del TPV!

Por qué importa la formación en el TPV y por qué debe ser rápida

Si estás pensando en saltarte la formación en el TPV, ¡no lo hagas! No tiene por qué ser larga ni complicada, y hasta un poco de formación marca la diferencia. Tiene que ser rápida porque el personal temporal se contrata justo cuando se acerca la avalancha de trabajo, así que no hay tiempo para un arranque tranquilo, una semana de adaptación ni una larga jornada de bienvenida. Cada minuto que un nuevo empleado pasa buscando un botón o peleándose para hacer una devolución es un minuto que tus clientes pasan esperando.

Una buena formación también protege tu negocio. Un empleado temporal con dudas puede cometer errores costosos, desde regalar productos sin querer hasta descuadrar la caja al final del día, y esos despistes se acumulan. La llamada pérdida desconocida, es decir, lo que se pierde por hurtos, errores administrativos y fraudes, costó a los comercios españoles 2.817 millones de euros el año pasado, y los errores administrativos representan el 15 % de esa cifra. Y aunque es sensato contar con algún que otro fallo, también está el lado humano. A nadie le gusta sentirse perdido con una cola formándose delante, y un empleado nervioso difícilmente dará a tus clientes la bienvenida cálida que quieres que recuerden.

Antes de que lleguen: prepáralo todo para que triunfen

Para obtener los mejores resultados, te recomendamos dejar algunas cosas preparadas antes de que tu personal temporal cruce la puerta. Te ayudará a mantenerte organizado y a evitar confusiones más adelante. Además, causará una buena primera impresión, con todo listo y esperándoles en lugar de un ajetreo de última hora mientras lo organizas todo.

Crea sus accesos y configura sus permisos

Crea el usuario de cada nuevo empleado antes de su primer día, para que no se quede esperando mientras te peleas con el back office. También merece la pena pensar bien a qué necesitan acceder realmente. La mayoría de los TPV, incluido Epos Now, te permiten configurar permisos por roles, de modo que un empleado temporal pueda registrar ventas sin poder hacer reembolsos importantes, cambiar precios o consultar informes confidenciales. Así todo es más sencillo para ellos y tú estás más tranquilo. (Si quieres descubrir más formas de sacarle partido a tu TPV en la gestión de tu equipo, echa un vistazo a nuestro blog sobre cómo aprovechar los datos de tu TPV.)

Prepara una chuleta de una página

Nadie recuerda todo lo que se explica en una sesión de formación, sobre todo si empieza directamente con un turno lleno de trabajo. Una guía sencilla de una página con lo básico, como iniciar sesión, cobrar, aplicar un descuento y hacer una devolución, les da algo a lo que recurrir sin tener que interrumpirte. Que sea breve, añade capturas de pantalla si puedes y deja una copia junto a cada TPV. Es pan comido, y evita que tu personal tenga que preguntarte cada vez que surge algo.

Ordena la pantalla de productos

Si la pantalla de tu TPV está llena de productos antiguos, artículos de temporada del año pasado o botones que nadie usa, es el momento de hacer una limpieza a fondo (aunque estemos en diciembre). Agrupa tus productos más vendidos, colócalos donde sean fáciles de encontrar y elimina todo lo que ya no esté a la venta. Una distribución clara y lógica hará que al nuevo personal le resulte mucho más fácil encontrar lo que necesita rápidamente, y tu equipo fijo también te lo agradecerá.

El primer día: una formación que se quede grabada

Cuando llegue tu nuevo empleado, ¡resiste la tentación de enseñarle todas las funciones de tu TPV! No necesita saberlo todo. Céntrate en lo que tendrá que hacer cien veces al día y ve ampliando a partir de ahí.

Empieza por las cinco tareas más habituales

En la mayoría de los negocios, son estas:

• Iniciar sesión
• Buscar y añadir productos
• Cobrar con tarjeta y en efectivo
• Aplicar un descuento
• Hacer una devolución sencilla

Dedica la primera sesión a estas tareas y a nada más. Cuando las domine, podrás ir añadiendo las menos habituales poco a poco, en lugar de saturarle con todo a la vez.

Enséñale y después deja que tome el mando

La mayoría de las personas aprenden mucho mejor haciendo que mirando. Durante la formación, haz cada tarea una vez delante de tu nuevo empleado, luego deja que lo intente mientras le vas guiando y, por último, que lo repita sin tu ayuda. Puede parecer más lento en el momento, pero es la forma más rápida de que gane confianza de verdad. Si tu TPV tiene un modo de formación o puedes usar un producto de prueba, mejor aún, porque podrá practicar tranquilamente sin afectar a tus cifras de ventas reales.

Practica las situaciones complicadas

La mayoría de los errores en el TPV no se producen en una venta sencilla, sino cuando surge algo inesperado: un cliente quiere pagar a medias, rechazan una tarjeta, alguien cambia de opinión a mitad de la compra o un producto no se escanea. Repasa algunas de estas situaciones antes de que tu empleado tenga que enfrentarse a ellas de verdad, y practícalas las veces necesarias para que le salgan con naturalidad. Saber exactamente qué hacer en un momento complicado le ayudará a mantener la calma, y eso se traduce en una mejor experiencia para el cliente.

Asígnale un compañero de referencia

Poner a un nuevo empleado temporal al lado de un compañero con experiencia durante sus primeros turnos puede marcar la diferencia. Así aprenderá atajos útiles, verá cómo fluyen las conversaciones reales con los clientes y siempre tendrá a alguien cerca a quien preguntar. Además, te quita presión a ti, porque no serás la única persona respondiendo dudas en tu día de más trabajo.

Aprovecha los momentos más tranquilos para formar

Si puedes, empieza con un turno más tranquilo, como un martes por la mañana, antes de lanzarle a la piscina un sábado por la tarde a tope de gente. Una hora de trabajo real y tranquilo vale mucho más que un día entero de teoría. Es su oportunidad para equivocarse con una devolución, pulsar el botón que no es u olvidar un código de descuento sin que nadie esté impacientándose en la cola, así que cuando llegue la avalancha de clientes, esos tropiezos ya serán cosa del pasado.

Después del primer turno: mantén el impulso

Pero ojo: superar el primer día es solo el principio. El primer turno sirve para romper el hielo, pero lo que pasa después es lo que convierte a tu empleado temporal en alguien a quien tus clientes encantan que les atienda. Un par de seguimientos rápidos durante su primera semana pueden ayudarle a mejorar rápidamente, corregir malos hábitos a tiempo y mantener todo funcionando sin problemas cuando aprieta el trabajo.

Haz seguimiento y busca patrones

Al final de cada turno, charla un momento con él sobre cómo ha ido. Algunas preguntas que puedes hacerle: ¿Qué te ha resultado fácil? ¿Dónde te has atascado? También merece la pena echar un vistazo a tus informes de ventas. Si ves muchas transacciones anuladas o descuentos poco habituales con un mismo usuario, normalmente significa que esa persona necesita un poco más de ayuda, no que haya motivo para alarmarse. Nuestro blog sobre los informes de TPV te explica dónde encontrar este tipo de información.

Repasos breves y frecuentes

En lugar de una única sesión de formación larga, apuesta por repasos cortos y frecuentes. Una charla de cinco minutos antes del turno para explicar una nueva promoción o resolver una duda habitual es mucho más fácil de asimilar que una reunión de una hora. Además, mantiene a todo tu equipo, no solo al personal temporal, al día de los cambios que vayan surgiendo durante la temporada.

Haz que tu temporada más intensa sea también la más fluida

El personal temporal puede ser el arma secreta de una temporada alta brillante o el motivo de que la cola llegue hasta la calle. La buena noticia es que la diferencia suele estar en cómo los prepares desde el principio. Con la formación adecuada, un empleado nervioso puede convertirse en una parte segura y fiable del equipo en cuestión de horas, y el TPV adecuado te lo pone mucho más fácil.

Epos Now está pensado para aprenderse rápido, con una interfaz intuitiva, pantallas de productos que puedes personalizar para tu negocio y permisos de personal que se configuran en unos pocos clics. Así dedicas menos tiempo a explicar para qué sirve cada botón, tu personal temporal comete menos errores en el TPV y todo el mundo tiene más tiempo para centrarse en lo que de verdad importa: ofrecer a tus clientes una gran experiencia, incluso en el día de más trabajo del año.

Si todavía estás valorando qué sistema es el adecuado para ti, nuestra guía sobre qué es un TPV es un buen punto de partida. Prepárate un poco ahora y, cuando llegue la avalancha, tu personal temporal no solo estará a la altura, ¡sino que te ayudará a que sea tu mejor temporada!