¿Cuáles son los mejores informes de cierre de año para pequeños negocios?

La meta está a la vista: se acaba otro año al frente de tu negocio. Seguro que has trabajado muchísimo atendiendo a clientes, gestionando a tu equipo, haciendo pedidos y lidiando con todos esos gastos imprevistos y emergencias que siempre acaban apareciendo. Lo más probable es que apenas hayas tenido tiempo de sentarte a pensar en cómo ha ido realmente el año.

Pero para un momento. Antes de lanzarte a planificar el año que viene, merece la pena mirar algo más que el dinero que ha pasado por la caja. Seguramente querrás saber qué productos te han hecho ganar más dinero y si tus meses de más trabajo fueron también los más rentables. Ahí es donde entran en juego los informes de cierre de año. Con ellos, podrás entender qué ha funcionado, qué no y cómo hacerlo aún mejor el año que viene.

En este blog, te contamos qué informes merece la pena revisar a fondo y cómo puede ayudarte cada uno. Así que entra en tu TPV, abre los números del año y ¡vamos allá!

¿Qué son los informes de cierre de año y los necesita cualquier negocio?

Si acabas de terminar tu primer año, puede que te preguntes qué son exactamente estos informes, cuántos necesitas y si deberías preocuparte por ellos ya. La buena noticia es que no son tan complicados como parecen. Simplemente te permiten echar la vista atrás y ver cómo le ha ido a tu negocio durante el año, desde cuánto has vendido y gastado hasta qué productos han volado de las estanterías (y cuáles no).

Entonces, ¿quién los necesita? No hace falta dirigir una gran empresa para sacarles partido. Tanto si eres autónomo como si tienes una pequeña cafetería, un restaurante con mucho movimiento o varias tiendas, conocer tus números te ayuda a evitar errores que se podrían haber evitado (y que salen caros).

Y lo mejor es que no hay un número fijo de informes que tengas que preparar. Puedes revisar solo uno, como tu informe de ventas, o varios, según el tiempo que tengas y lo que quieras descubrir. Eso sí, cada informe te muestra una parte distinta de tu negocio, así que cuantos más revises, más clara será la imagen y más fácil te resultará tomar decisiones.

Y esas decisiones importan, y mucho. Según el Barómetro de primavera de 2026 de los Gestores Administrativos, el 42 % de las pymes españolas no logró beneficios en 2025 o cerró el ejercicio en equilibrio. Un año con mucho movimiento no siempre es un año rentable, y cuanto mejor entiendas lo que entra, lo que sale y cuándo, más fácil te será acabar en el lado bueno de la balanza.

Dónde encontrar tus informes

Por suerte, probablemente ya tienes más información útil de la que crees. Todo lo relacionado con ventas, productos, stock, personal y promociones sale directamente de tu TPV. Con Epos Now, puedes consultar estos informes en tu Back Office en unos pocos clics, y en nuestra guía sobre los informes TPV te explicamos cómo sacarles partido. Los informes financieros más generales, como la cuenta de resultados, la tesorería o los registros fiscales, suelen venir de tu programa de contabilidad o de tu gestoría, ya que necesitan datos que tu TPV no conoce, como el alquiler, los sueldos o las facturas. Epos Now se integra con programas de contabilidad populares, como Sage o QuickBooks, para que tus ventas se sincronicen directamente con tus cuentas y no tengas que pasarte horas buscando cada dato.

Informes de ventas: ¿de dónde ha salido tu dinero?

Tu informe de ventas es probablemente el punto de partida más obvio. Te muestra cuántos ingresos has generado a lo largo del año, pero hay mucho más que aprender aparte de la cifra final. Por ejemplo, ¿qué meses fueron los de más trabajo? ¿Tu promoción de verano aumentó de verdad las ventas? ¿Hubo días en los que siempre había poco movimiento? ¿Y tus clientes gastaron más por visita este año que el anterior?

Imagina que tienes una cafetería y descubres que los sábados por la mañana facturas el doble que las tardes entre semana. Es información muy útil a la hora de organizar los turnos, decidir cuándo lanzar promociones o calcular cuánto stock pedir.

Si llevas más de un año con el negocio, también merece la pena comparar las cifras de este año con las del anterior. Puede que descubras que las ventas han crecido en general, pero que algunos meses van peor que antes. ¿Y si es tu primer año? Tranquilo: tus cifras mensuales te servirán como punto de partida para futuras comparaciones.

Ten en cuenta que lo importante no es solo saber si las ventas han subido o bajado, sino entender por qué ha pasado y qué puedes hacer al respecto.

Cuenta de resultados: ¿has ganado dinero de verdad?

Puedes tener una tienda o un restaurante con mucho movimiento, atender a cientos de clientes y aun así acabar el año preguntándote dónde ha ido a parar todo el dinero. Les pasa a más negocios de lo que crees, y casi siempre se reduce a algo muy sencillo: ventas y beneficios no son lo mismo, y es el beneficio el que te dice cómo te ha ido el año de verdad.

Tu cuenta de resultados (o cuenta de pérdidas y ganancias) responde a una pregunta muy importante: después de pagarlo todo, ¿cuánto has ganado realmente? Compara lo que ha ingresado tu negocio con lo que has gastado en sueldos, alquiler, stock, suministros y todos esos costes que se van sumando sin darte cuenta. Imagina que tu restaurante ha tenido el mejor diciembre de su historia, pero la subida del precio de los ingredientes, las horas extra y unas facturas de luz más altas se han comido buena parte de la caja. De repente, ese mes récord ya no parece tan bonito.

Cuando revises tu cuenta de resultados, fíjate en qué costes han subido, si tus márgenes han cambiado y si tus precios siguen cubriendo lo que cuesta mantener el negocio. Si tus costes suben más rápido que tus ventas, puede que sea el momento de revisar a tus proveedores, tus precios o tus gastos.

Informes de inventario: ¿cuánto dinero tienes parado en las estanterías?

Todos conocemos ese producto que parecía una idea genial en su momento, pero que no se ha vendido. Puede que sea ese bollo tan original que nadie se atreve a probar o esa figurita que estabas seguro de que iba a volar. Sea lo que sea, el stock que no se vende te cuesta dinero.

Ahí es donde entran tus informes de inventario. Te ayudan a ver qué productos se venden, cuáles no y cuánto stock te queda. Merece la pena revisarlos durante todo el año, pero son especialmente útiles al cierre, cuando necesitas valorar tus existencias para la contabilidad, planificar los pedidos del año que viene y decidir qué vas a liquidar en las rebajas de enero.

Ya puestos, merece la pena hacer un inventario físico en condiciones. Tu sistema puede decir que te quedan 20 velas, pero si en la estantería solo hay 14, algo está pasando. Ya sean roturas, productos caducados o algún que otro artículo que desaparece, esas diferencias te cuestan dinero, así que merece la pena averiguar qué ocurre. Nuestra guía sobre cómo hacer un inventario rápido y eficaz te lo pone mucho más fácil. Al fin y al cabo, cada euro inmovilizado en stock que no se vende es un euro que podrías invertir en algo que sí se venda. Y si quieres más consejos, echa un vistazo a nuestra guía sobre gestión de inventario.

Informes de rendimiento de productos: ¿tus productos estrella son realmente los mejores?

Esto te va a sorprender: tu producto más popular no siempre es el más rentable. Imagina que tienes una cafetería y los bocadillos vuelan. ¡Genial! Pero cuando sumas el pan, el relleno, el envase y el tiempo que lleva prepararlos, puede que descubras que tus tartas caseras te dejan más margen por venta. O quizá tienes una tienda de regalos y tu vela más vendida ha subido de precio en tu proveedor sin que te hayas dado cuenta. Por eso compensa fijarse en lo que te cuesta cada producto, y no solo en cuántos has vendido.

Tus informes de rendimiento de productos te muestran qué artículos generan más ingresos, cuáles se venden con más frecuencia y cuáles merecen un poco más de atención el año que viene. Si los comparas con tus costes, empezarás a ver quiénes son tus verdaderos ganadores. A partir de ahí, puedes subir un poco un precio, hablar con un proveedor o darles a tus productos estrella un sitio más visible en la tienda.

Eso sí, no te precipites a eliminar todo lo que se vende despacio. Algunos productos se ganan su sitio de otras formas, como ese artículo curioso del escaparate que atrae a la gente o el complemento que los clientes se llevan junto con otra compra.

Informes de empleados y ventas por horas: ¿aciertas con los turnos?

Seguramente ya lo sabes, pero el personal es uno de los mayores gastos de la mayoría de los pequeños negocios, y acertar con los turnos tiene su arte. Si pones a demasiada gente un martes por la tarde tranquilo, acabarás pagando para que tu equipo saque brillo al mismo vaso tres veces. Si te quedas corto un viernes por la noche a tope, tu equipo acabará agotado mientras los clientes esperan tamborileando los dedos.

Por suerte, tus informes de ventas por horas te pueden ayudar. Te muestran exactamente cuándo llegan tus clientes, así que puede que descubras que tu bar se llena a partir de las 20:00 todos los jueves, pero que los lunes por la tarde hay mucho menos movimiento del que pensabas. Si lo comparas con tus nóminas, podrás organizar un cuadrante de turnos con más gente cuando de verdad hace falta y menos cuando no.

Tus informes de ventas por empleado también son muy útiles, ya que muestran las transacciones, devoluciones y descuentos de cada turno. Eso sí, no los uses como una clasificación, porque quien trabaja el lunes tranquilo nunca va a vender más que el equipo de barra del sábado por la noche.

Al final, no se trata de recortar horas porque sí, sino de tener a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Informes de tesorería: ¿tendrás dinero para pagar tus facturas?

Esto pilla desprevenidos a muchos negocios: puedes tener beneficios sobre el papel y aun así tener problemas para pagar una factura cuando vence. Todo es cuestión de tiempos, porque el dinero no siempre entra cuando tiene que salir. Una tienda puede hacer gran parte de sus ventas anuales entre noviembre y diciembre y, aun así, tener que pagar el alquiler, las nóminas y las facturas de proveedores durante una cuesta de enero mucho más tranquila. Y si facturas a otros negocios, los retrasos en los pagos lo complican todavía más. Según el Informe de Morosidad 2025, el periodo medio de pago entre empresas alcanza los 67 días, por encima del límite legal de 60 días.

Tu informe de tesorería muestra cómo ha entrado y salido el dinero de tu negocio, para que puedas detectar los meses más ajustados, las grandes compras que te dejaron con poco margen y cuándo podrías necesitar un colchón mayor el año que viene.

Informes de promociones: ¿te salieron rentables los descuentos?

Piensa en las ofertas que has lanzado este año. Quizá hiciste rebajas de verano, una promoción de Navidad o un descuento para atraer clientes en las épocas más flojas. Probablemente recuerdes si atrajeron clientes, pero ¿de verdad te hicieron ganar más dinero? Ahí es donde entran los informes de promociones.

Te muestran cuántas veces se usaron los descuentos, cuánto dinero dejaste de ingresar y a qué ofertas respondieron mejor tus clientes. Si comparas esas cifras con tus ventas y tus márgenes, podrás hacerte una idea mucho más clara de si una promoción mereció la pena.

Por ejemplo, un descuento del 20 % puede haber aumentado las ventas, pero si esas compras extra no compensaron la bajada del margen, puede que hayas acabado ganando menos de lo esperado. En cambio, una oferta más pequeña puede haber animado a los clientes a gastar más sin llevarse un mordisco tan grande de tus beneficios.

El informe de promociones de Epos Now te permite revisar cuántas promociones se han aplicado y el valor de los descuentos concedidos en el periodo que elijas.

¿Y los informes fiscales y contables?

Aunque los informes que hemos visto te ayudan a gestionar mejor tu negocio, también hay registros financieros que tendrás que guardar para la Agencia Tributaria y para tu contabilidad. Según tu negocio, pueden incluir los registros de IVA, la información de nóminas y retenciones, los totales de ventas y devoluciones, los registros de gastos y las facturas pendientes de cobro.

Merece la pena comprobar que las transacciones de tu TPV, los registros de tu proveedor de pagos y tus cifras contables coinciden. Si algo no cuadra, investigarlo ahora suele ser mucho más fácil que intentar averiguar qué pasó dentro de unos meses.

Y recuerda que diciembre no solo cierra el año natural, sino que, para muchos negocios, también marca el cierre del ejercicio fiscal, con declaraciones de IVA y resúmenes anuales que llegan en enero. Si no tienes claro qué debes preparar ni cuándo, habla con tu gestoría o consulta la información para empresas y autónomos de la Agencia Tributaria. Te ayudarán a entender qué registros necesitas y cuándo vencen los plazos.

¿Cómo te ayuda Epos Now con los informes de cierre de año?

Si tu antigua caja registradora solo te decía cuánto habías facturado al final del día, o has pasado más de un domingo por la tarde copiando números en una hoja de cálculo, ya sabes lo difícil que es reconstruir todo un año. Por suerte, con un TPV moderno como el de Epos Now, todo se registra sobre la marcha, así que cuando llega el momento de mirar atrás, la información ya está ahí esperándote.

Eso hace que revisar tu año sea más rápido y fácil que nunca, y que planificar el siguiente deje de ser una tarea de un mes entero. Y tanto si es tu primer año como si llevas veintidós, tus números siempre tienen algo nuevo que enseñarte.

Antes de empezar un nuevo año...

Es fácil terminar un año ajetreado pensando que sabes exactamente cómo ha ido. Pero tus informes podrían guardar alguna que otra sorpresa que merece la pena conocer.

Y no te va a llevar todo enero. Si tu TPV ha ido registrándolo todo, una tarde tranquila y un buen café suelen bastar para sacar tus informes y detectar las grandes tendencias. Después, toca poner en práctica lo que has descubierto:

• Despídete de tus productos menos vendidos y aprovecha el espacio (y el dinero) para productos que funcionen mejor.
• Dale un repaso a tus precios, sobre todo en los productos que te cuestan más que antes pero mantienen el mismo precio de venta.
• Reorganiza tus turnos para tener más manos cuando hay mucho trabajo y menos gente de brazos cruzados cuando no.
• Planifica las promociones del año que viene en torno a las ofertas que de verdad funcionaron, y retira discretamente las que no.
• Envía tus informes a tu gestoría, que te agradecerá ponerle el cierre un poco más fácil.

Empieza por dos o tres, en lugar de intentar cambiarlo todo de golpe. Has trabajado mucho este año, y tus informes pueden mostrarte exactamente dónde poner tu energía a partir de ahora.