Gestión de inventarios. Cómo integrar el inventario en tu TPV

La gestión del inventario de un negocio es un pozo que consume tiempo y recursos económicos. Los pequeños empresarios que gestionan sus negocios están obligados a desempeñar muchas funciones. Tan pronto se ponen el delantal de cocina como se visten con traje y corbata para reunirse con inversores.

Casi todos los negocios tienen algún tipo de inventario. Ya sea que almacene productos para la venta o ingredientes para hacer comidas. Un establecimiento necesita hacer un seguimiento de todos los suministros y existencias. Si no lo haces, puedes verte abrumado por un exceso de productos sobrantes, o puedes verte en el apuro de tener que servir leche estropeada a los clientes de tu cafetería.

De la misma manera que necesitas llevar un registro exacto de todos los datos financieros, necesitas utilizar la gestión de inventarios de la pequeña empresa para mantener unos niveles de existencias precisos. Por suerte, la tecnología ofrece varias formas de crear un sistema de inventario sencillo para las pequeñas empresas.

¿Para qué sirve gestionar un inventario?

Imagínate esto: Acudes a una gran tienda para comprar una camisa. Después de encontrar la camisa el dependiente se da cuenta de que no tienen tu talla. Un comercio medio puede tener un almacén con miles de productos conteniendo filas y filas de cajas.

Con una gestión adecuada del inventario un empleado podría ver rápidamente si tienen la talla que necesitas y sabrá exactamente dónde encontrarla. De lo contrario, el empleado tendrá que buscar en todo el almacén para determinar si la tienda tiene el artículo. Una opción lleva segundos, mientras que la otra puede llevar horas. 

La gestión de inventarios de una pequeña empresa ayuda a los empresarios a supervisar el flujo de existencias, a planificar sus finanzas y a cuadrar los horarios del personal. A medida que el almacén de una tienda crece y el negocio se expande, una gestión adecuada garantizará unos gastos previsibles y un servicio al cliente constante.

Cómo Epos Now puede ayudar a la gestión de inventarios 

La necesidad de hacer un seguimiento del inventario es crucial. Puede ser un dolor de cabeza organizar el almacén y hacer números sin las herramientas adecuadas. Algunas personas intentan arreglárselas con hojas de cálculo, pero esta no es una forma eficaz de llevar el control del inventario para una pequeña empresa.

Afortunadamente, Epos Now ha creado un potente sistema de punto de venta basado en la nube que convierte horas de trabajo en un proceso de unos pocos minutos. Estas son algunas de las formas en que nuestro TPV simplifica la gestión del inventario.

Reduce costes

Las tiendas y los restaurantes que no controlan sus suministros suelen tener gastos excesivos e innecesarios.

Por ejemplo, un restaurante puede necesitar saber cuántos litros de leche utiliza cada semana. De este modo, el propietario puede programar pedidos fijos y asegurarse de que siempre hay suficiente leche en el almacén. Sin embargo, no hacer un seguimiento de estos pedidos podrían causar un excedente. Un excedente puede hacerte tirar alimentos caducados o te hará almacenar productos de forma innecesaria. Tu negocio desperdiciaría dinero en estas compras.

El sistema Epos Now supervisa todo el inventario, ya sea en un almacén o en las botellas que te quedan en el bar. Cada vez que se vende un producto, el inventario se actualiza para reflejar el recuento más preciso. Los propietarios del negocio pueden entonces identificar lo que se está vendiendo, lo que hay en existencias y cuándo pedir más.

Previene mermas

Las mermas en las existencias de tu inventario pueden deberse al hurto, errores administrativos, estafa en proveedores, errores al cobrar… Parece algo insignificante para pequeños empresarios, pero en realidad este tipo de pérdidas suponen 2446 millones de euros anuales en España (el 1,99 % de la facturación anual)[1].

Un almacén desorganizado es el sueño de un empleado codicioso. Aunque tus empleados sean honestos y dignos de confianza, nada impide que se pierda material en la manipulación de vez en cuando. Después de unas semanas de estos robos inofensivos, de perdidas por falta de control, tu empresa puede sufrir pérdidas importantes.

Con un Terminal Punto de Venta o TPV basado en la nube con funciones de gestión de inventarios se puede rastrear exactamente qué artículo se compró, quién registró la transacción y qué tipo de pago se utilizó. Si falta dinero, el propietario puede comprobar los registros y ver con precisión qué empleado es el probable culpable de la pérdida. Se puede utilizar esta información para dar una formación de calidad a estos empleados, y así reconducir la situación. Además, el TPV muestra el inventario que hay en trastienda. Esto disuade a los empleados de coger cualquier cosa, por error o a propósito, ya que provocará una discrepancia en los informes.

Te permite identificar y seguir las tendencias de los consumidores

Sea cual sea el servicio o la mercancía que ofrezca tu empresa, debes pensar siempre en ofrecer lo que tus potenciales clientes desean. El sistema de gestión de inventarios para tu pequeña empresa debe ayudarte a identificar los cambios en la oferta y la demanda y a satisfacer estas necesidades que pueden surgir en tus clientes ya sea un negocio de hostelería como un comercio.

Considera el problema del inventario inactivo. Un negocio que deja que los niveles de inventario de un artículo específico se arrastren, eventualmente se enfrentará al problema de tener una pila de bienes no deseados. 

Para una tienda familiar, el inventario muerto puede convertirse en un enorme gasto que puede causar graves tensiones financieras. La gestión del inventario de la pequeña empresa es clave para evitar este tipo de desastre de inventario muerto.

El sistema Epos Now te permite visualizar los datos que muestran el rendimiento de tu inventario. 

Si ciertos productos se están vendiendo como churros, puedes comprobar la cantidad de existencias que tienes y hacer pedidos con antelación para mantener el ritmo de la demanda. Por otro lado, puedes hacer un seguimiento de las ventas históricas y observar las tendencias a la baja para evitar tener mercancías no deseadas.

¿Estás seguro de que el conteo de tu inventario es preciso?

Epos Now ofrece dispositivos y software TPV que mejorarán la gestión de tu inventario, simplificará el inventariar tus mercancías, mejorará tu atención al cliente y mucho más. Es la razón por la cual más de 40.000 empresarios en todo el mundo ya confían en el TPV de Epos Now para gestionar sus negocios.
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