Gestión de inventario multicanal: qué es y cómo se lleva a cabo

Pero, ¿qué ocurre cuando empiezas a vender en varios puntos de venta? ¿Y en varios canales? De repente, la gestión de tu inventario se complica mucho más. Ahora necesitas dominar el arte de la gestión de inventario multicanal, y eso es precisamente lo que vamos a analizar en este blog. Trataremos los siguientes temas:

• ¿Qué es la gestión de inventario multicanal?
• ¿Por qué es tan importante el seguimiento del inventario multicanal?
• Cómo utilizar tu sistema de inventario multicanal para aumentar la eficiencia
• ¿Cómo puedes configurar y mantener la gestión de inventario multicanal?
• Opciones de software de inventario multicanal para tu negocio

Cuando termines de leer esto, tanto si gestionas cinco tiendas, una docena de restaurantes o te estás iniciando en el comercio electrónico, ¡estarás listo para gestionar una configuración de inventario compleja con todos los canales de venta que puedas imaginar!

¿Qué es la gestión de inventario multicanal?

Probablemente ya lo sepas, pero la gestión de inventario es el proceso de realizar un seguimiento, actualizar y gestionar los productos que vendes a tus clientes o que utilizas para fabricar los productos que vendes a tus clientes. Esto significa que, cuando las existencias de un producto bajan demasiado para tu gusto, repones el stock; cuando hay demasiados productos que se estropean o no se venden, ajustas tu estrategia de inventario, y utilizas esta visión global de tus existencias para definir tu enfoque comercial general. ¡Solo puedes hacer todo esto si realizas un seguimiento de los niveles de stock!

Lógicamente, entonces, la gestión de inventario multicanal es el mismo proceso de seguimiento, actualización y control de stock, pero para empresas con múltiples canales de venta. En lugar de gestionar el inventario por separado para cada tienda, restaurante, almacén, sitio de comercio electrónico o marketplace, todo está conectado en un sistema central, de modo que los niveles de stock se mantienen precisos en todas partes cuando realizas una venta en cualquier canal.

Una configuración multicanal puede adoptar muchas formas. En el caso de los minoristas, esto puede incluir varias tiendas físicas, una tienda online y mercados de terceros como Amazon, eBay o las plataformas de redes sociales. En el sector de la hostelería, podría significar gestionar el stock en múltiples locales de restauración, cocinas fantasma, locales temporales y a través de numerosas plataformas de reparto. Algunas empresas también necesitan realizar un seguimiento del stock almacenado en almacenes, furgonetas o ubicaciones temporales para eventos. ¡Allí donde la empresa tenga inventario, los mejores sistemas de inventario multicanal lo sabrán!

El objetivo es sencillo: cada vez que se produzca una venta, una devolución, una transferencia o una entrega en un canal, tus registros de inventario se actualizarán en todos los demás en tiempo real. Esto te ofrece una visión clara de lo que hay disponible, dónde se encuentra y cuándo es necesario reponerlo o trasladarlo de un sitio a otro.

¿Por qué es tan importante el seguimiento multicanal del inventario?

Cuando vendes a través de múltiples tiendas, sitios web o plataformas, la visibilidad del stock se convierte rápidamente en uno de los principales motores de la eficiencia en el negocio. Pero, ¿cómo ayuda realmente? Estas son algunas de las principales ventajas del seguimiento multicanal del stock:

• Equilibra el stock entre los distintos canales. Con una visibilidad clara de todas las ubicaciones y plataformas de venta, puedes trasladar el stock a donde la demanda sea mayor y los niveles más bajos antes de que la escasez se convierta en un problema para cualquier canal. Esto ayuda a evitar que un canal se quede sin existencias mientras otro tiene exceso de stock, lo que reduce el desperdicio y permite aprovechar mejor el inventario del que ya dispones. ¡Esto también puede mejorar el flujo de caja!

• Adapta tu estrategia de canales. Los clientes que utilizan diferentes canales suelen tener preferencias distintas que hay que tener en cuenta. Tu tienda de comercio electrónico puede vender ciertos productos más rápido que tus establecimientos físicos, mientras que determinados restaurantes pueden consumir los ingredientes a ritmos diferentes (aunque eso también podría indicar una preparación diferente de los productos o un mayor desperdicio, lo que requerirá una estandarización en todos tus establecimientos). El seguimiento del stock por canal te ayuda a detectar estas tendencias y a ajustar las compras, los precios, las promociones o incluso las gamas de productos para adaptarlas a la demanda en cada parte del negocio.

• Reduce las tareas administrativas manuales. Sin un sistema conectado, las empresas dependen en gran medida de la comprobación manual y periódica de las existencias, lo que puede restarles horas de su jornada y alejarles de interacciones rentables con los clientes. A continuación, deben actualizar manualmente cualquier sistema maestro o sus hojas de cálculo. Los responsables tienen que comparar las cifras manualmente, cotejando los diferentes sistemas, lo que también puede dar lugar a más errores (a todos los niveles), a una menor visibilidad y a una mayor dificultad para tomar las decisiones adecuadas para el negocio.

• Evita la sobreventa y la pérdida de ventas. Las actualizaciones precisas en tiempo real garantizan que el stock se retire de todos los canales tan pronto como se venda. Esto reduce (o incluso elimina) el riesgo de vender dos veces el mismo artículo, tanto online como en tienda, lo que se traduce en menos clientes decepcionados, una reputación empresarial protegida y estanterías repletas que optimizan tus ventas y te ahorran tener que acudir a toda prisa a tus proveedores en busca desesperada de más productos.

• Mejora las decisiones de compra. Unos datos de stock más precisos permiten realizar mejores previsiones. Es tan sencillo como eso. ¡En la década de 2020, los datos son el rey! Al comprender los patrones de demanda y la situación de tu inventario en todos los canales, podrás realizar nuevos pedidos con mayor confianza, ajustar los niveles para reducir el exceso de stock y inmovilizar menos efectivo en inventario de baja rotación.

Cómo utilizar tu sistema de inventario multicanal para aumentar la eficiencia

El verdadero valor de la gestión de inventario multicanal reside en cómo utilizas los datos que recopila. Más allá de la utilidad básica de saber qué hay realmente en tus estanterías, un sistema de inventario multicanal eficaz puede mejorar la eficiencia en todo tu negocio, lo que, en última instancia, te ayudará a ofrecer un servicio más satisfactorio y fiable a tus clientes. A continuación te explicamos cómo:

Optimiza la asignación de stock

Los buenos sistemas de punto de venta con funciones de inventario te permiten establecer umbrales mínimos y máximos, o un rango deseado, para tu stock. Los sistemas de Epos Now son un buen ejemplo de ello. Una vez que hayas establecido estos niveles por ubicación o canal, la tecnología de inventario multicanal puede ayudarte a mantenerte dentro de ese rango incluso sin reponer existencias de tus proveedores.

Imagina que en uno de tus establecimientos se están quedando sin patatas. En lugar de comprar más patatas, algo que quizá no siempre puedas hacer, podrías echar un vistazo a tus otros establecimientos y ver que hay uno en el que las patatas no se venden tan rápido. ¡Perfecto! Trasladas el stock (e indicas a tu sistema de punto de venta que lo estás haciendo) y ahora las patatas están donde más se demandan.

Si esto ocurre con frecuencia, puedes revisar tus umbrales teniendo en cuenta la velocidad de ventas, la estacionalidad y los plazos de entrega, y luego utilizar flujos de trabajo de transferencia para trasladar el exceso de stock de los canales con baja demanda a lugares donde se venda más rápido. De este modo, se mantiene un alto nivel de disponibilidad sin aumentar el stock total.

Elabora planes de compra a medida orientados a los canales
La forma en que se mueve tu stock debería influir en las decisiones que tomas para tu negocio. El stock que se vende en un lugar y no en otro podría reflejar gustos diferentes en distintas zonas, pero también podría reflejar estrategias de venta deficientes, un posicionamiento inadecuado del producto o incluso una percepción diferente del valor.

Antes de descartar un producto en un punto de venta, puedes utilizar la evidencia de que ese producto se vende rápido en otro lugar para replantearte cómo lo vendes en otra tienda. Prueba con una promoción, prueba a colocarlo en otro sitio. ¿Sigue sin funcionar? Entonces retira el producto y sustitúyelo por otro. En cualquier caso, tu inventario multicanal está guiando tus decisiones sobre qué comprar y cómo vender.

Automatice el control rutinario de inventario

Las mayores mejoras en la eficiencia suelen provenir de la eliminación de tareas manuales repetitivas. Una de las principales ventajas de la gestión multicanal de inventario es que automatiza el control de existencias en todos los establecimientos. Los gerentes seguirán teniendo que notificar al sistema cuando lleguen los pedidos de compra o se transfieran existencias, o en caso de desperdicio, pero, aparte de eso, el control de inventario está automatizado.

Puede indicar a su personal que deje de realizar la mayoría de sus verificaciones de inventario (¿solo alguna confirmación ocasional, tal vez una vez al mes? ¿O un recuento cíclico rápido semanal?), ¡dejándoles libres para enfocarse en las ventas y los clientes!

Utiliza datos de stock en tiempo real para evitar la falta de existencias

Aunque esto supone muy poco trabajo activo por tu parte o por parte de tu equipo, vale la pena destacar el valor de operar en tiempo real en múltiples canales. Para muchas empresas, hay un único stock, a menudo en un solo lugar, que se puede vender en cualquier momento. Si gestiona un servicio online o de reparto, es posible que venda la última unidad de un producto antes de retirarlo de la estantería. El producto se encuentra físicamente en el local, los clientes podrían incluso verlo, pero se ha vendido a alguien en otro lugar; simplemente aún no se lo ha enviado.

Un sistema de inventario multicanal en tiempo real te ofrece la solución. En el momento en que se venda un producto en cualquier lugar, tu sistema se actualizará para reflejarlo, evitando que se vendan más unidades de las disponibles. Las cifras inexactas provocan clientes decepcionados y pérdidas, por lo que esta función en tiempo real, con solo implementarla como parte de tu sistema de stock, tiene garantizado un impacto positivo en tu negocio.

¿Cómo se puede configurar y mantener la gestión de inventario multicanal?

La gestión de inventario multicanal puede resultar complicada, por lo que es importante saber cómo se va a implementar el sistema y cómo funcionará una vez que esté en marcha. ¡Por eso hemos preparado una lista de verificación para la puesta en marcha!

• Identifica las ubicaciones de tu stock. Empieza por definir todas las zonas de stock que necesitas controlar. Esto podría ser por establecimiento en el caso de tiendas o restaurantes; podría incluir almacenes independientes, stock móvil o incluso espacios temporales para eventos. Si vendes online, decide qué stock alimentará tus pedidos de comercio electrónico, «click and collect» o de entrega a domicilio, ya sea un almacén central, establecimientos individuales o un modelo de inventario compartido.
• Crea tus reglas de stock y flujos de trabajo. Antes de poner en marcha el sistema, decide cómo debe moverse el stock entre ubicaciones y asegúrate de que todos los proveedores estén en el sistema. Establece procesos claros para entregas, traslados, desperdicios, devoluciones y gestión de pedidos online, de modo que cada movimiento de stock tenga un flujo de trabajo coherente y tu equipo sepa cómo mantener la precisión de las cifras en cualquier situación.
• Realice un inventario inicial. Las cifras iniciales deben ser correctas, por lo que debe llevar a cabo el primer recuento completo de existencias cuando el negocio esté cerrado o las ventas estén en pausa. Esto le proporciona un punto de partida limpio, sin transacciones en segundo plano, lo que hace que sus datos de existencias en tiempo real sean fiables desde el primer día.
• Establece niveles mínimos y máximos. Configura umbrales de stock razonables para cada ubicación y grupo de productos (¡aunque prepárate para ajustarlos!). Los niveles mínimos garantizan la disponibilidad, mientras que los máximos ayudan a evitar que se inmovilice un exceso de capital en stock de baja rotación. Además, minimizan el desperdicio.
• Activa las alertas y los desencadenantes de reposición. Decide si quieres incluir en el flujo de trabajo alertas de stock bajo, avisos automáticos de reposición o aprobaciones por parte de los responsables. Una estructura de alertas adecuada ayuda a los equipos a actuar a tiempo sin generar ruido innecesario. El sistema solo te molestará en casos de emergencia.
• Establece una rutina de mantenimiento. La precisión a largo plazo depende de la disciplina. Utiliza recuentos cíclicos periódicos, revisiones de discrepancias, comprobaciones de entregas de proveedores y revisiones programadas de los umbrales para mantener el sistema alineado con la realidad a medida que el negocio crece y los canales evolucionan.

Opciones de software de inventario multicanal para tu negocio

Ahora ya sabes qué es la gestión de inventario multicanal, cómo puede ayudar a los flujos de trabajo y reducir las tareas administrativas, e incluso sabes cómo implementarla. El siguiente paso es encontrar el software perfecto. Afortunadamente, los usuarios de los sistemas de punto de venta de Epos Now pueden realizar un seguimiento del inventario con facilidad, independientemente de su sector y del lugar donde vendan.

Los sistemas de punto de venta como el de Epos Now suelen asociarse con software de terceros o desarrollar aplicaciones propias que permiten a las empresas adaptar sus sistemas a sus necesidades. Esto incluye ampliar los canales de venta para gestionar múltiples establecimientos, entregas, pedidos online y ventas de comercio electrónico en un único sistema, con un control del inventario en todos los canales. ¡Todo lo que tienes que hacer es ir a la AppStore de Epos Now, buscar tu aplicación y seguir las instrucciones paso a paso para configurar tu nuevo canal de ventas con la gestión de inventario multicanal incluida en la configuración!

¡Ahí lo tienes! Tanto si gestionas dos como veinte canales diferentes, saber qué tienes en stock y dónde está es crucial para la eficiencia y la fiabilidad de tu negocio. Por suerte, existe tecnología como el TPV de Epos Now para ayudarte a tenerlo todo bajo control. ¡Echa un vistazo a la página web para descubrir más sobre lo que Epos Now puede hacer por tu negocio!