Gestión de inventario multicanal: qué es y cómo se hace

Pero, ¿qué sucede cuando empiezas a vender en varios puntos de venta? ¿Y en varios canales? De repente, la gestión de tu inventario se vuelve mucho más complicada. Ahora necesitas dominar el arte de la gestión de inventario multicanal, y eso es precisamente lo que vamos a analizar en este blog. Trataremos los siguientes temas:

• ¿Qué es la gestión de inventario multicanal?
• ¿Por qué es tan importante el seguimiento de inventario multicanal?
• Cómo utilizar tu sistema de inventario multicanal para aumentar la eficiencia
• ¿Cómo puedes configurar y mantener la gestión de inventario multicanal?
• Opciones de software de inventario multicanal para tu negocio

Cuando termines de leer esto, ya sea que administres cinco tiendas, una docena de restaurantes o estés incursionando en el comercio electrónico, ¡estarás listo para manejar una configuración de inventario compleja con todos los canales de venta que puedas imaginar!

¿Qué es la gestión de inventario multicanal?

Probablemente ya lo sepas, pero la gestión de inventario es el proceso de rastrear, actualizar y administrar los productos que vendes a tus clientes o que utilizas para fabricar los productos que vendes a tus clientes. Esto significa que, cuando las existencias bajan más de lo que te gustaría, repones el stock; cuando hay demasiados productos que se echan a perder o no se venden, ajustas tu estrategia de inventario, y utilizas esta visión general de tus existencias para definir tu enfoque comercial global. ¡Solo puedes hacer todo esto si controlas los niveles de existencias!

Por lo tanto, lógicamente, la gestión multicanal del inventario es el mismo proceso de seguimiento, actualización y control de existencias, pero para empresas con múltiples canales de venta. En lugar de gestionar el inventario por separado para cada tienda, restaurante, almacén, sitio de comercio electrónico o mercado, todo está conectado en un sistema central, de modo que los niveles de existencias se mantienen precisos en todas partes cuando se realiza una venta en cualquier canal.

Una configuración multicanal puede adoptar muchas formas. Para los minoristas, esto podría incluir varias tiendas físicas, una tienda en línea y mercados de terceros como Amazon, eBay o mercados en redes sociales. En el sector de la hostelería, podría significar gestionar el stock en múltiples restaurantes, cocinas ocultas, locales temporales y a través de numerosas plataformas de entrega. Algunas empresas también necesitan realizar un seguimiento del stock almacenado en bodegas, furgonetas o lugares de eventos temporales. ¡Dondequiera que la empresa tenga inventario, los mejores sistemas de inventario multicanal lo sabrán!

El objetivo es sencillo: cada vez que se produce una venta, una devolución, una transferencia o una entrega en un canal, tus registros de inventario se actualizan en todos los demás en tiempo real. Esto te ofrece una visión clara de lo que hay disponible, dónde se encuentra y cuándo es necesario reponerlo o trasladarlo de un lugar a otro.

¿Por qué es tan importante el seguimiento de inventario multicanal?

Cuando vendes a través de múltiples tiendas, sitios o plataformas, la visibilidad del stock se convierte rápidamente en uno de los principales impulsores de la eficiencia en el negocio. Pero, ¿cómo ayuda realmente? Estas son algunas de las principales formas en que el seguimiento de stock multicanal ayuda:

• Equilibra el stock entre los distintos canales. Con una visibilidad clara de todas las ubicaciones y plataformas de venta, puedes trasladar el stock a donde la demanda sea mayor y los niveles más bajos antes de que la escasez se convierta en un problema para cualquier canal. Esto ayuda a evitar que un canal se quede sin existencias mientras otro tiene exceso de stock, lo que reduce el desperdicio y permite aprovechar mejor el inventario que ya tienes. ¡Esto también puede ayudar con el flujo de caja!

• Adapta tu estrategia de canales. Los clientes que utilizan diferentes canales suelen tener preferencias distintas que se ajustan a cada uno de ellos. Tu tienda de comercio electrónico puede vender ciertos productos más rápido que tus tiendas físicas, mientras que los restaurantes específicos pueden consumir los ingredientes a ritmos diferentes (aunque eso también podría indicar una preparación diferente de los productos o un mayor desperdicio, lo que necesitará estandarizarse en todas tus ubicaciones). El seguimiento del inventario por canal te ayuda a detectar estas tendencias y ajustar las compras, los precios, las promociones o incluso las gamas de productos para adaptarte a la demanda en cada parte del negocio.

• Reduzca las tareas administrativas manuales. Sin un sistema integrado, las empresas dependen en gran medida de los controles de inventario manuales y periódicos, lo que puede restarles horas de trabajo al día y alejarles de interacciones rentables con los clientes. Además, deben actualizar manualmente cualquier sistema maestro o sus hojas de cálculo. Los gerentes deben comparar las cifras manualmente, cotejando diferentes sistemas, lo que también puede generar más errores (en todos los niveles), menor visibilidad y más dificultades para tomar las decisiones correctas para el negocio.

• Evita la sobreventa y las ventas perdidas. Las actualizaciones precisas en tiempo real garantizan que el stock se retire de todos los canales tan pronto como se venda. Esto reduce (o incluso elimina) el riesgo de vender dos veces el mismo artículo en línea y en la tienda, lo que significa menos clientes decepcionados, una reputación empresarial protegida y estantes llenos que optimizan tus ventas y te ahorran tener que correr a tus proveedores desesperado por conseguir más productos.

• Mejora las decisiones de compra. Unos mejores datos de inventario conducen a mejores pronósticos. Es tan simple como eso. ¡En la década de 2020, los datos son el rey! Al comprender los patrones de demanda y la situación de tu inventario en todos los canales, puedes hacer nuevos pedidos con más confianza, ajustar los niveles para reducir el exceso de existencias y inmovilizar menos efectivo en inventario de baja rotación.

Cómo utilizar tu sistema de inventario multicanal para aumentar la eficiencia

El verdadero valor de la gestión de inventario multicanal radica en cómo utilizas los datos que recopila. Más allá de la utilidad básica de saber qué hay realmente en tus estantes, un inventario multicanal eficaz puede mejorar la eficiencia en todo tu negocio, lo que en última instancia te ayudará a ofrecer un servicio más agradable y confiable a tus clientes. A continuación te explicamos cómo:

Optimiza la distribución de tu inventario

Los buenos sistemas de punto de venta (POS) con funciones de inventario te ofrecen la oportunidad de establecer umbrales mínimos y máximos, o un rango deseado, para tu stock. Los sistemas de Epos Now son un buen ejemplo de esto. Una vez que hayas establecido estos niveles por ubicación o canal, la tecnología de inventario multicanal puede ayudarte a mantenerte dentro de ese rango incluso sin necesidad de reabastecerte de tus proveedores.

Supongamos que en uno de tus locales se estaban acabando las papas. En lugar de comprar más papas, lo cual tal vez no siempre puedas hacer, podrías revisar tus otros locales y ver que en uno de ellos las papas no se están vendiendo a la mitad de la velocidad. ¡Perfecto! Trasladas el stock (y le indicas a tu sistema de punto de venta que lo estás haciendo) y ahora las papas están donde más se necesitan.

Si esto ocurre con frecuencia, puede revisar sus umbrales basándose en la velocidad de ventas, la estacionalidad y los plazos de entrega, y luego utilizar flujos de trabajo de transferencia para mover el exceso de stock de los canales de baja demanda a ubicaciones donde se venda más rápido. Esto mantiene la disponibilidad alta sin aumentar el stock total.

Elabora planes de compras personalizados y orientados a los canales

La forma en que se mueve tu inventario debería guiar las decisiones que tomas para tu negocio. El hecho de que un producto se venda en un lugar y no en otro podría reflejar gustos diferentes en distintas zonas, pero también podría indicar estrategias de venta deficientes, un posicionamiento inadecuado del producto o incluso una percepción diferente del valor.

Antes de descartar un producto en un punto de venta, puede utilizar la evidencia de que ese producto se vende rápido en otro lugar para replantearse cómo lo vende en otra tienda. Pruebe con una promoción, intente colocarlo en otro lugar. ¿Sigue sin tener suerte? Entonces, retire el producto y reemplácelo por otro. De cualquier manera, su inventario multicanal está guiando sus decisiones sobre qué comprar y cómo vender.

Automatice el control rutinario de inventario

Las mayores mejoras en la eficiencia suelen provenir de la eliminación de tareas manuales repetitivas. Una de las principales ventajas de la gestión multicanal de inventario es que automatiza el control de existencias en todos los establecimientos. Los gerentes seguirán teniendo que notificar al sistema cuando lleguen los pedidos de compra o se transfieran existencias, o en caso de desperdicio, pero, aparte de eso, el control de inventario está automatizado.

Puede indicar a su personal que deje de realizar la mayoría de sus verificaciones de inventario (¿solo alguna confirmación ocasional, tal vez una vez al mes? ¿O un recuento cíclico rápido semanal?), ¡dejándoles libres para enfocarse en las ventas y los clientes!

Utiliza datos de inventario en tiempo real para evitar la falta de existencias

Aunque esto implica muy poco trabajo activo por tu parte o por parte de tu equipo, vale la pena destacar el valor de operar en tiempo real en múltiples canales. Para muchas empresas, existe un único stock, a menudo en un solo lugar, que se puede vender en cualquier momento. Si tienes un negocio en línea o un servicio de entrega, es posible que vendas la última unidad de un producto antes de retirarlo del estante. El producto está físicamente en el local, los clientes incluso podrían verlo, pero ya se vendió a alguien en otro lugar; simplemente aún no se lo has enviado.

Un sistema de inventario multicanal en tiempo real te ofrece la solución. En el momento en que se venda un producto en cualquier lugar, tu sistema se actualizará para reflejarlo, evitando que vendas más unidades de las que tienes disponibles. Las cifras inexactas provocan clientes decepcionados y perdidos, por lo que esta función en tiempo real, con solo implementarla como parte de tu sistema de inventario, ¡garantiza un impacto positivo en tu negocio!

¿Cómo se puede implementar y mantener una gestión de inventario multicanal?

La gestión de inventario multicanal puede resultar complicada, por lo que es importante saber cómo se implementará el sistema y cómo funcionará una vez que esté en marcha. ¡Por eso hemos preparado una lista de verificación para la implementación!

• Mapea las ubicaciones de tu inventario. Empieza por definir cada zona de inventario que necesites rastrear. Esto podría ser por sitio para tiendas o restaurantes; podría incluir ubicaciones de almacén separadas, inventario móvil o incluso espacios temporales para eventos. Si vendes en línea, decide qué grupo de inventario abastecerá tus pedidos de comercio electrónico, «click and collect» o entrega, ya sea un almacén central, sitios individuales o un modelo de inventario compartido.
• Crea tus reglas de inventario y flujos de trabajo. Antes de poner en marcha el sistema, decide cómo debe moverse el inventario entre ubicaciones y asegúrate de tener a todos los proveedores en el sistema. Establece procesos claros para entregas, transferencias, desperdicios, devoluciones y cumplimiento de pedidos en línea, de modo que cada movimiento de inventario tenga un flujo de trabajo consistente detrás y tu equipo sepa cómo mantener la precisión de las cifras en cualquier escenario.
• Realice un inventario inicial. Sus cifras iniciales deben ser correctas, así que lleve a cabo el primer recuento completo de existencias cuando el negocio esté cerrado o las ventas estén en pausa. Esto le proporciona un punto de partida limpio, sin transacciones en segundo plano, lo que hace que sus datos de existencias en tiempo real sean confiables desde el primer día.

• Establezca niveles mínimos y máximos. Configure umbrales de inventario razonables para cada ubicación y grupo de productos (¡aunque esté preparado para ajustarlos!). Los niveles mínimos protegen la disponibilidad, mientras que los niveles máximos ayudan a evitar que se inmovilice un exceso de efectivo en existencias de baja rotación. Además, minimiza el desperdicio.

• Active las alertas y los desencadenantes de reabastecimiento. Decida si desea alertas de stock bajo, avisos automáticos de reorden o aprobaciones de los gerentes integradas en el flujo de trabajo. Una estructura de alertas adecuada ayuda a los equipos a actuar a tiempo sin generar ruido innecesario. El sistema solo te molestará en casos de emergencia.

• Establece una rutina de mantenimiento. La precisión a largo plazo depende de la disciplina. Utiliza recuentos cíclicos regulares, revisiones de discrepancias, verificaciones de entregas de proveedores y revisiones programadas de umbrales para mantener el sistema alineado con la realidad a medida que el negocio crece y los canales evolucionan.

Opciones de software de inventario multicanal para tu negocio

Ahora ya sabes qué es la gestión de inventario multicanal, cómo puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo y reducir las tareas administrativas, e incluso sabes cómo implementarla. El siguiente paso es encontrar el software perfecto. Afortunadamente, los usuarios de los sistemas de punto de venta (POS) de Epos Now pueden realizar un seguimiento del inventario con facilidad, sin importar su sector ni dónde vendan.

Los sistemas de punto de venta como el de Epos Now suelen asociarse con software de terceros o desarrollar aplicaciones propias que permiten a las empresas adaptar sus sistemas a sus necesidades. Esto incluye la expansión de los canales de venta para gestionar múltiples ubicaciones, entregas, pedidos en línea y ventas de comercio electrónico dentro de un solo sistema, con un seguimiento del inventario en todos los canales. ¡Todo lo que tienes que hacer es ir a la AppStore de Epos Now, encontrar tu aplicación y seguir las instrucciones paso a paso para configurar tu nuevo canal de ventas con la gestión de inventario multicanal incluida en la configuración!

¡Ahí lo tienes! Ya sea que administres dos o veinte canales diferentes, saber qué tienes en stock y dónde está es crucial para la eficiencia y la confiabilidad de tu negocio. Afortunadamente, existe tecnología como el POS de Epos Now para ayudarte a mantener todo bajo control. ¡Echa un vistazo al sitio web para descubrir más sobre lo que Epos Now puede hacer por tu negocio!