Steigende Betriebskosten: So schützen Sie Ihre Gewinnmargen

Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Kosten jedes Mal gestiegen sind, wenn Sie nachsehen? Damit liegen Sie nicht falsch. In diesem Jahr scheint fast jede Rechnung teurer geworden zu sein, von den Lohnkosten bis zur Stromrechnung, und viele kleine Unternehmen spüren den Druck.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie damit alles andere als allein. In der aktuellen Umfrage der Federation of Small Businesses gaben 89 % der kleinen Unternehmen an, dass ihre Betriebskosten höher sind als vor einem Jahr, und bei einem Drittel sind sie um mehr als 10 % gestiegen. Gleichzeitig meldeten 53 % sinkende Umsätze im dritten Quartal 2026.

Die Sache ist die: Den Mindestlohn oder den Strompreis können Sie nicht beeinflussen. Aber Sie haben mehr Kontrolle über Ihre Margen, als es sich gerade vielleicht anfühlt, und wenn es ums Sparen geht, zählt jeder Beitrag. Schauen wir uns an, was in Ihrer Hand liegt und welche praktischen Schritte Sie unternehmen können, um Ihre Margen zu schützen.

Was treibt die Kosten eigentlich in die Höhe?

Selten ist es eine einzige große Rechnung, die den Schaden anrichtet. Meistens kommen mehrere kleinere Erhöhungen gleichzeitig zusammen. Deshalb fühlt sich gerade alles so teuer an:

• Löhne und Sozialabgaben: Der National Living Wage stieg im April 2026 auf 12,71 £ pro Stunde, ein Plus von 4,1 %, und das zusätzlich zu den Änderungen bei den Arbeitgeberbeiträgen zur National Insurance im Vorjahr. Die FSB hat berechnet, dass bei einem kleinen Unternehmen mit neun Beschäftigten auf Höhe des National Living Wage die jährlichen Personalkosten zwischen Januar 2025 und April 2026 um 25.850 £ gestiegen sind. Das entspricht ungefähr den Kosten für eine zusätzliche Arbeitskraft, nur ohne die zusätzliche Hilfe.
• Energie: Gestiegen sind nicht nur die Kosten für die Energie, die Sie verbrauchen. Kleine Unternehmen verzeichneten ab April 2026 im Schnitt einen Anstieg ihrer jährlichen Grundgebühren für Energie um 40 %. Das ist die feste Tagesgebühr, die Sie allein für den Anschluss zahlen, ganz gleich, ob Sie eine volle oder eine ruhige Woche haben.
• Gewerbesteuer (Business Rates): In England lief die Entlastung für Einzelhandel, Gastgewerbe und Freizeit im März 2026 aus und wurde durch neue, niedrigere Hebesätze ersetzt. Zusammen mit der Neubewertung der Immobilien rechnet die FSB damit, dass kleine Unternehmen in Einzelhandel, Gastgewerbe und Freizeit mit einem durchschnittlichen Anstieg ihrer Abgaben um 52 %, verteilt auf drei Jahre, rechnen müssen.
• Alles andere: Lieferantenpreise, Kraftstoff, Versicherungen und Software-Abos summieren sich, vor allem die, die Sie vor Jahren abgeschlossen und seitdem nicht mehr geprüft haben.

Besonders spüren Sie diese Erhöhungen, wenn Sie ein Geschäft, ein Café, ein Restaurant oder einen Pub betreiben. Und auch wenn keine davon für sich genommen besonders groß wirkt, können sie zusammen ordentlich an Ihren Margen nagen. Deshalb lohnt es sich, jede Rechnung genau im Blick zu behalten, ob groß oder klein.

Beginnen Sie mit Ihren echten Zahlen

Bevor Sie etwas ändern, verschaffen Sie sich ein klares Bild davon, wohin Ihr Geld tatsächlich fließt. Meistens verschwinden Margen nicht über Nacht. Sie schrumpfen eher nach und nach, oft ohne dass Sie es merken.

Vielleicht hat ein Lieferant die Preise für einige Artikel leicht angehoben, oder ein Gericht, das früher zu Ihren besten Umsatzbringern gehörte, kostet in der Herstellung jetzt mehr als im letzten Jahr. Für sich genommen wirken solche Veränderungen gering, aber über ein paar Monate können sie deutlich beeinflussen, was Ihnen am Monatsende übrig bleibt.

Ein guter Anfang ist, sich ein paar einfache Fragen zu stellen:

• Was kostet Sie jedes Produkt oder Gericht heute? Nicht das, was es gekostet hat, als Sie den Preis festgelegt haben, sondern was es heute kostet.
• Was sind Ihre stärksten und schwächsten Stunden? Und passt Ihre Personalbesetzung dazu?
• Was verkauft sich, und was liegt nur herum? Sowohl Ihre Bestseller als auch Ihre Ladenhüter verraten Ihnen etwas.

Vielleicht haben Sie sich diese Fragen schon länger nicht mehr gestellt, und die Antworten könnten ganz anders ausfallen als die Zahlen, mit denen Sie bisher arbeiten. Es lohnt sich auch, wirklich nachzusehen, statt sich auf Ihr Gedächtnis oder Schätzungen zu verlassen.

Kosten und Verkaufsmuster ändern sich ständig, daher lohnt es sich, regelmäßig einen Blick darauf zu werfen. Wenn Sie ein Kassensystem nutzen, finden Sie die meisten dieser Informationen bereits in Ihren Verkaufsberichten, und unsere Tipps zu Berichten helfen Ihnen, mehr daraus zu machen. Wenn Sie sie einmal pro Woche statt einmal im Quartal prüfen, erkennen Sie ein Problem, solange es noch klein ist.

Planen Sie Ihre Schichten nach Bedarf, nicht aus Gewohnheit

Für die meisten Unternehmen in Einzelhandel und Gastgewerbe sind die Personalkosten der größte Kostenfaktor, daher ist das ein guter Ausgangspunkt. Das heißt aber nicht, dass Sie Stellen streichen oder Stunden kürzen müssen.

Im Gegenteil: Pauschale Personalkürzungen gehen meist nach hinten los. Die Schlangen werden länger, Kunden gehen wieder, und Ihr Team ist völlig überlastet. Außerdem riskieren Sie, jemanden zu verlieren, der Ihr Geschäft wie seine Westentasche kennt. Der Trick ist, zur richtigen Zeit die richtige Anzahl an Leuten vor Ort zu haben. Jeder hat es schon erlebt: drei Mitarbeitende, die an einem ruhigen Montagmorgen am Tresen lehnen, und dann eine einzige Person, die einen vollen Donnerstagabend allein stemmen muss.

Ihr Schichtplan sollte sich an Ihren aktuellen Verkaufsmustern orientieren, nicht an einem Plan, der vor Jahren einmal sinnvoll war. Unser Leitfaden zur Personalplanung mit Workforce.com zeigt, wie Sie Schichten anhand Ihrer Verkaufsdaten planen.

Weitere Möglichkeiten, bei den Personalkosten zu sparen:

• Vergleichen Sie Umsätze mit Arbeitsstunden: Prüfen Sie jede Woche Ihre stündlichen Umsätze im Vergleich zu den Arbeitsstunden und achten Sie auf Schichten, in denen Sie regelmäßig zu viele Leute eingeplant haben.
• Staffeln Sie die Arbeitsbeginne: So bezahlen Sie nicht vier Leute dafür, dass sie auf den Mittagsansturm warten.
• Schulen Sie Ihr Team vielseitig: Dann kann eine Person in ruhigeren Phasen zwei Aufgaben übernehmen.
• Kümmern Sie sich um Ihr bestehendes Team: Neue Mitarbeitende einzustellen und einzuarbeiten kostet weit mehr, als gute Leute zu halten. Unser Leitfaden zum Senken der Personalkosten geht näher darauf ein.

Es lohnt sich außerdem zu prüfen, ob Sie das Employment Allowance beantragen. Damit sinken Ihre Arbeitgeberbeiträge zur National Insurance auf die Löhne Ihrer Mitarbeitenden um bis zu 10.500 £ pro Jahr, und das ist viel Geld, das man nicht verschenken sollte. Sie können es über Ihre Lohnbuchhaltungssoftware beantragen, müssen sich aber aktiv dafür anmelden, und viele kleine Unternehmen kommen nie dazu.

Scheuen Sie sich nicht, Ihre Preise zu überprüfen

Dieser Punkt ist etwas heikel, und viele kleine Unternehmen schieben ihn bis zum letzten Moment auf. Vielen Inhabern ist es unangenehm, die Preise zu erhöhen, aber jede Kostensteigerung selbst zu tragen, ist auf Dauer nicht tragbar. Die meisten Kunden wissen, dass die Kosten für alle gestiegen sind, und eine kleine, faire Preiserhöhung schreckt nur selten jemanden ab.

Zum Glück müssen Sie keine großen, pauschalen Erhöhungen vornehmen, um etwas zu bewirken. Kleinere, gezielte Änderungen funktionieren meist besser. Hier ein paar praktische Möglichkeiten, Ihre Preise anzupassen:

• Beginnen Sie mit Ihren Bestsellern: 20 Pence mehr für etwas, das Sie 200 Mal pro Woche verkaufen, bringen mehr als eine große Erhöhung bei etwas, das niemand kauft.
• Prüfen Sie Portions- und Packungsgrößen: Kleine Anpassungen hier können Ihre Marge schützen, bevor Sie den eigentlichen Preis anfassen müssen.
• Bündeln Sie Produkte: Menüs oder Produktpakete erhöhen den durchschnittlichen Einkaufswert, ohne dass Sie die Einzelpreise ändern müssen.
• Nutzen Sie Menu Engineering: Wenn Sie ein Café oder Restaurant betreiben, finden Sie heraus, welche Gerichte sowohl beliebt als auch profitabel sind, und geben Sie ihnen die besten Plätze auf der Speisekarte. Unser Leitfaden zur Preisgestaltung von Speisekarten zeigt Ihnen, wie es geht.
• Erklären Sie den Grund: Wenn Sie viele Stammkunden haben, werden sie eine Preisänderung wahrscheinlich bemerken, egal wie klein sie ist. Statt zu hoffen, dass es niemandem auffällt, gehen Sie offen damit um. Ein kurzer Instagram-Post oder ein freundlicher Hinweis an der Kasse, dass Ihre Kosten gestiegen sind, wirkt Wunder. Die meisten Kunden haben Verständnis und schätzen Ihre Ehrlichkeit.

Legen Sie die neuen Preise aber nicht einfach fest und vergessen sie dann. Beobachten Sie in den folgenden Wochen, wie sich jedes Produkt verkauft. Kunden reagieren nicht immer so, wie Sie es erwarten: Manche Preiserhöhungen fallen überhaupt nicht auf, während andere die Leute still und leise zu einer günstigeren Alternative oder ganz zur Konkurrenz treiben. Wenn sich etwas nach einer Preisänderung plötzlich nicht mehr verkauft, merken Sie das sofort und können den Preis jederzeit wieder senken oder einen anderen Ansatz ausprobieren, bevor es Sie mehr kostet, als es einbringt.

Hören Sie auf, für Ware zu bezahlen, die sich nicht verkauft

Man denkt schnell, Lagerbestand sei wie Geld auf der Bank. Aber wenn er nur im Regal liegt, ist es in Wirklichkeit Geld, das Sie nicht nutzen können. In der Gastronomie kann es sogar noch schlimmer sein, denn unverkaufte Ware landet oft im Müll. Die gute Nachricht: Ein paar einfache Gewohnheiten können viel bewirken.

• Bestellen Sie nach dem, was sich tatsächlich verkauft: Mit Bauchgefühl kommen Sie nur bis zu einem gewissen Punkt. Ihre Verkaufshistorie zeigt genau, was weggeht wie warme Semmeln und was nicht, damit Sie mit Sicherheit bestellen können. Unser Leitfaden zur Bestandsprognose erklärt, wie.
• Richten Sie Warnungen für niedrige Bestände ein: So wissen Sie, wann Sie nachbestellen müssen, ohne „für alle Fälle“ zu viel zu kaufen.
• Erfassen Sie Ihre Abfälle: Notieren Sie ein paar Wochen lang alles, was Sie wegwerfen. Die meisten Unternehmen sind überrascht, wie viel da zusammenkommt, und oft zeigt es direkt, welche Artikel Sie zu viel bestellen.
• Räumen Sie Ladenhüter frühzeitig ab: Nutzen Sie Pakete oder Aktionen, um sie zu verkaufen, bevor sie zum Verlust werden, und überlegen Sie es sich gut, bevor Sie sie erneut bestellen.

Gehen Sie klüger mit Energie um

Energie gehört zu den Kosten, die sich völlig unkontrollierbar anfühlen können. Auch wenn Sie an Ihrem Tarif nicht viel ändern können, haben Sie Einfluss darauf, wie viel Sie verbrauchen. Schon kleine Änderungen können einen echten Unterschied machen. Hier ein paar Möglichkeiten:

• Lassen Sie einen Smart Meter installieren: Falls Sie noch keinen haben, zeigt er Ihnen genau, wann Sie am meisten Energie verbrauchen. So erkennen Sie viel leichter, wo Sie Energie verschwenden.
• Schalten Sie aus, was Sie nicht brauchen: Kaffeemaschinen, zusätzliche Beleuchtung und Geräte im Standby können über Nacht unbemerkt Ihre Rechnung in die Höhe treiben. Machen Sie das Ausschalten zu einem festen Teil Ihrer Schließroutine.
• Pflegen Sie Ihre Kühl- und Gefrierschränke: Lassen Sie sie warten und prüfen Sie regelmäßig die Türdichtungen. Ein Kühlschrank, der Mühe hat, kalt zu bleiben, arbeitet viel härter und verbraucht deutlich mehr Strom als einer in gutem Zustand.
• Vergleichen Sie Angebote, bevor Ihr Vertrag ausläuft: Wenn Ihr Vertrag endet und Sie keinen neuen abgeschlossen haben, landen Sie meist in einem teureren Tarif ohne Vertragsbindung. Beginnen Sie ein paar Monate vor der Verlängerung mit dem Vergleichen.

Eines aber vorweg: Sie müssen nicht jedem Cent Energie hinterherjagen. Es zahlt sich aber aus, strategisch, aufmerksam und bewusst damit umzugehen, wann und wo Sie Energie verbrauchen.

Gehen Sie alle Verträge und Abos durch

Ja, wir wissen, was Sie jetzt denken: wie langweilig! Das ist die langweiligste Aufgabe auf der Liste, aber oft eine der wertvollsten. Nehmen Sie sich einen Nachmittag Zeit, um Ihre Kontoauszüge Zeile für Zeile durchzugehen. Achten Sie auf:

• Software und Abos: Zahlen Sie für Tools, die Sie nicht mehr nutzen, oder für zwei, die dasselbe tun?
• Lieferanten: Wann haben Sie zuletzt Preise verglichen? Auch wenn Sie mit Ihrem Lieferanten zufrieden sind, gibt Ihnen ein Konkurrenzangebot etwas in die Hand, um zu verhandeln.
• Kartengebühren: Prüfen Sie, was Sie pro Transaktion tatsächlich zahlen, einschließlich monatlicher oder versteckter Gebühren.
• Versicherungen, Müllabfuhr, Telefon und Internet: Diese verlängern sich oft zu höheren Preisen, ohne dass es jemand bemerkt.

Prüfen Sie Ihren Business-Rates-Bescheid

Wenn Sie ein Geschäft, ein Café oder einen Pub mieten oder besitzen, zahlen Sie Business Rates. Das ist im Grunde eine kommunale Steuer auf Ihre Geschäftsräume, berechnet danach, wie viel die Miete für Ihre Immobilie kosten würde. Die Regeln haben sich in diesem Jahr ziemlich verändert, daher lohnt sich ein kurzer Blick, um sicherzugehen, dass Ihr Bescheid stimmt. Auch Gemeinden machen manchmal Fehler, und dann zahlen Sie womöglich mehr als nötig.

• Prüfen Sie Ihren Hebesatz: Wenn Sie in England ein Unternehmen in Einzelhandel, Gastgewerbe oder Freizeit mit einem steuerlichen Mietwert (Rateable Value) unter 51.000 £ betreiben, sollte für Sie der niedrigere Hebesatz von 38,2 Pence gelten. Wenn auf Ihrem Bescheid etwas anderes steht, rufen Sie bei Ihrer Gemeinde an.
• Prüfen Sie mögliche Entlastungen: Schauen Sie, ob Sie Anspruch auf Small Business Rate Relief haben. Das kann Ihre Abgaben senken oder sogar ganz entfallen lassen.
• Prüfen Sie Ihre Bewertung: Wenn Ihnen der steuerliche Mietwert zu hoch erscheint, können Sie ihn bei der Valuation Office Agency anfechten.

So schützen Sie Ihre Gewinnmargen, während die Betriebskosten weiter steigen

Steigende Betriebskosten werden so schnell nicht verschwinden, aber das heißt nicht, dass Ihre Gewinnmargen immer weiter schrumpfen müssen. Sie müssen auch nicht alles auf einmal angehen. Wir empfehlen, sich zunächst auf ein oder zwei Bereiche zu konzentrieren, etwa die Schichtplanung oder die Preisgestaltung, und darauf aufzubauen. Ein paar eingesparte Stunden pro Woche, eine etwas bessere Marge bei Ihren Bestsellern und etwas weniger Abfall können sich schnell zu echten Einsparungen summieren.

Das Wichtigste dabei: Die kleinen Unternehmen, die schwierige Zeiten überstehen, sind meist die, die ihre Zahlen kennen, Probleme früh erkennen und keine Angst haben, regelmäßig kleine Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie ein Kassensystem nutzen, sind Ihre Verkaufs- und Bestandsberichte ein hervorragender Ausgangspunkt, denn sie verraten Ihnen bereits das meiste von dem, was Sie wissen müssen, um Kosten zu senken und Ihre Margen gesund zu halten.