11.1.2021

-Cómo simplificar la gestión del inventario de las pequeñas empresas

Por Austin Chegini

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Los dueños de pequeños negocios deben hacer muchas gestiones y a menudo están sobrecargados de trabajo. Pero con la creación de un simple sistema de inventario pueden reducir la carga de trabajo semanal y liberar tiempo para las tareas más importantes.

Casi todos los negocios cuentan con algún tipo de inventario. Ya sea que tengas artículos para la venta o ingredientes para hacer comidas, tu tienda necesita llevar un registro de todos los suministros. De lo contrario, ¡podrías abrumarte por tener un excedente de mercancías, o servir leche en mal estado a los clientes de tu cafetería!

De la misma forma que necesitas llevar registros precisos de todas tus finanzas, debes realizar la gestión de inventarios de tu pequeña empresa para mantener los niveles precisos del inventario. Afortunadamente, la tecnología ofrece diversos modos de crear un sistema simple de inventario para tu pequeña empresa.

¿Cuál es el propósito de la gestión de inventarios?

Imagínate esto: Estás visitando una gran tienda minorista para comprar una playera. Después de encontrar la playera, te das cuenta que no tienen tu talla. Le preguntas a un vendedor si tu talla está en stock. Debido a que esta tienda tiene miles de productos, su almacén es enorme; y tiene montones y montones de cajas.

Con un adecuado manejo del inventario, el trabajador podrá ver rápidamente si tu talla está en stock y sabrá exactamente dónde encontrarla. De lo contrario, él o ella tendría que buscar en todo el almacén para saber si está disponible el artículo. Una opción toma solo minutos, mientras que la otra podría tomar horas enteras.

La gestión de inventarios de una pequeña empresa ayuda a los empresarios a supervisar el flujo de las existencias, planificar sus finanzas y establecer horarios de trabajo. A medida que el almacén de una tienda crece y el negocio se expande, una administración adecuada se asegurará de tener gastos predecibles y un servicio al cliente constante.

¿Cómo hace Epos Now la gestión de inventarios de pequeñas empresas?

La necesidad de llevar un inventario es crucial. De hecho, podría ser un dolor de cabeza organizar tu almacén y hacer cálculos sin las herramientas adecuadas. Puede que algunas personas intenten arreglárselas con hojas de cálculo, pero esta no es una manera escalable de llevar un seguimiento de inventario en una pequeña empresa.

Afortunadamente, Epos Now creó un poderoso sistema de punto de venta en la nube que transforma horas de trabajo en un proceso de solamente 10 minutos. Aquí están algunas de las formas en que nuestro punto de venta electrónico simplifica la gestión de inventarios.

Reduce los costos

Las tiendas y restaurantes que no vigilan sus suministros suelen estar llenos de gastos excesivos.

Por ejemplo, un restaurante necesita saber cuántos litros de leche usa cada semana más o menos. De esta manera, el dueño puede realizar pedidos rutinarios, así como asegurarse que siempre haya suficiente leche en stock. Sin embargo, no hacer un seguimiento de cuánta leche se usa es prácticamente estimar cada encargo, lo que podría causar un exceso de pedidos. Como consecuencia, el restaurante estaría repleto con demasiada leche que se estropearía luego de dos semanas. Y como no hay forma de venderla lo suficientemente rápido, el negocio desperdiciaría dinero en estas compras.

Otro ejemplo es una tienda con una caja registradora tradicional que no lleva un registro de los artículos exactos que se venden, sólo su valor. Si el dueño se da cuenta de cuáles cajas de barras de dulces están volando de las estanterías, pedirá más de esas cajas para satisfacer la demanda. Sin embargo, los niños podrían estar robando los dulces, y la caja registradora tradicional no llevaría un registro de este robo. Entonces, el dueño ordenaría más dulces que finalmente serían robados, dando como resultado más costos desconocidos.

El sistema Epos Now monitoriza todo el inventario, ya sea de todo un almacén o de una botella en un bar. Cada vez que se vende un producto, el inventario se actualiza para reflejar el recuento más exacto. Así, el dueño del negocio puede identificar lo que se vende, lo que hay en stock y cuándo hay que pedir más.

Evita la pérdida de inventario 

El shrinkage se define como la pérdida de inventario debido al robo por parte de los empleados, hurto en tiendas, errores administrativos, fraude de proveedores, daños y errores de caja. Para las pequeñas empresas, esto podría parecer un asunto menor, pero es todo menos eso. ¡Sólo en 2017, la pérdida de inventario le costó al sector minorista de Estados Unidos $46,8 mil millones de dólares!

Un almacén desorganizado es el sueño de un empleado con tendencias cleptómanas. Aunque tus empleados sean honestos y confiables, nada les impide sacar a escondidas una lata de refresco o un pequeño artículo del almacén de vez en cuando. Después de unas semanas de estos inofensivos robos, tu negocio podría ver algunas pérdidas significativas.

De la misma manera, un empleado puede sacar unos cuantos pesos de una caja registradora tradicional sin que nadie lo note. Si lo hace unas cuantas veces por semana, incluso podría sacar un salario extra.

Con un sistema de punto de venta en la nube con funciones de gestión de inventarios puedes rastrear exactamente qué artículo se compró, quién hizo la transacción y qué medio de pago se utilizó. Si unos cuantos pesos desaparecen, como propietario podrás comprobar los registros y ver exactamente cuál de tus empleados es el probable culpable. Además, un sistema de punto de venta te mostrará qué inventario está almacenado, lo que evitará que tus empleados puedan tomar cualquier cosa, pues habría un desajuste en los informes.

Identifica las tendencias de los consumidores y mantente al día

Sea cual sea el servicio o los bienes que tu negocio ofrezca, deberías proporcionar a tus clientes lo que quieren. El sistema de gestión de inventarios de tu pequeña empresa debería ayudarte a identificar los cambios en la oferta y demanda para satisfacer sus necesidades.

Tomemos como ejemplo el problema del stock muerto. Una empresa que deja que los niveles de inventario de un artículo específico crezcan rápidamente, eventualmente se enfrentará al problema de tener un depósito de bienes no deseados. Piensa en la locura de los fidget spinners del 2017. Todas las tiendas parecían tenerlos, ya que la gente cobraba por la publicidad. Sin embargo, el mercado se saturó rápidamente y los minoristas se quedaron con inventarios masivos del juguete. Menos personas querían estos juguetes, y por lo tanto, los dueños tenían que intentar venderlos a un precio más bajo o liquidarlos. De cualquier forma, afrontaron una pérdida porque el inventario estaba muerto.

Para una tienda local, el inventario muerto puede convertirse en un enorme gasto que causa una severa crisis financiera. La gestión de inventarios de las pequeñas empresas es clave para prevenir este tipo de desastre de inventario muerto.

El sistema de Epos Now visualiza los datos para mostrar cómo se está comportando tu inventario. Si ciertos bienes se están vendiendo a diestra y siniestra, puedes comprobar cuánto stock tienes y hacer pedidos con antelación para estar al día con la demanda. Por otro lado, puedes rastrear las ventas históricas y notar las tendencias a la baja para evitar traer mercancías no deseadas.

¿Estás seguro/a que el recuento de tu inventario es exacto?

Epos Now te proporciona un hardware y software con la capacidad de mejorar la administración de tu inventario, simplificar el proceso de contabilidad, mejorar tu servicio al cliente y mucho más. Hay una razón por la que más de 30.000 empresas de todo el mundo eligen nuestro sistema.

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