E-Commerce-Zahlungsabwicklung entmystifiziert: So funktioniert sie wirklich

Eben starrt eine Kundin noch auf ihren Warenkorb und überlegt, ob sie wirklich eine zweite Kerze braucht — im nächsten Moment ist ihr Konto etwas leerer und Ihres etwas voller, und das alles, ohne dass irgendjemand mehr als einmal auf den Bildschirm getippt hat. Aber was passiert da eigentlich genau?

Bei jedem Verkauf läuft im Hintergrund innerhalb von ein, zwei Sekunden eine ganze Menge ab. Kartendaten werden geprüft, Geld wandert zwischen Banken hin und her, und Ihr Onlineshop bekommt grünes Licht für die Meldung "Bestellung bestätigt" — alles im Bruchteil einer Sekunde (oder zwei).

Wenn Sie gerade einen Onlineshop aufbauen, oder einfach neugierig sind, was mit Ihrem Geld bei jeder Zahlung passiert, sind Sie hier richtig. Hier eine verständliche Erklärung, wie die Zahlungsabwicklung im E-Commerce funktioniert, wer daran beteiligt ist, und — falls Sie Unternehmer sind — worauf Sie bei der Wahl eines Anbieters achten sollten.

Der grundlegende Ablauf einer Online-Zahlung

Interessanterweise durchläuft jede online bezahlte Kartenzahlung ungefähr denselben Ablauf, egal ob es sich um eine Gesichtscreme für 20 € oder ein Sofa für 2.000 $ handelt.

• Die Kundin gibt ihre Zahlungsdaten auf Ihrer Checkout-Seite ein.
• Ein Payment-Gateway verschlüsselt diese Informationen und leitet sie sicher zur Autorisierung weiter.
• Ein Payment-Prozessor sendet die Anfrage an das jeweilige Kartennetzwerk (Visa, Mastercard, American Express usw.).
• Das Kartennetzwerk leitet die Anfrage an die Bank der Kundin (die "kartenausgebende Bank") weiter, um zu prüfen, ob die Karte gültig ist und ausreichend Guthaben vorhanden ist.
• Die kartenausgebende Bank genehmigt oder lehnt die Transaktion ab, und diese Antwort läuft auf demselben Weg zurück.
• Bei Genehmigung wird das Geld von der Bank der Kundin auf die Bank Ihres Unternehmens (die "Acquiring-Bank") überwiesen — meist innerhalb von ein bis wenigen Werktagen.

Das Ganze dauert in der Regel schlappe zwei bis drei Sekunden. Während die Kundin nur ein Ladesymbol sieht, "unterhalten" sich im Hintergrund gleichzeitig vier oder fünf verschiedene Systeme miteinander.

Wer ist eigentlich beteiligt?

Die Fachbegriffe in diesem Bereich sind, sagen wir mal, ziemlich sperrig. Bevor wir weitermachen, klären wir also erst mal, was die einzelnen Begriffe eigentlich bedeuten.

• Payment-Gateway: Die Technologie, die die Zahlungsdaten der Kundin beim Checkout erfasst, verschlüsselt und weiterleitet. Man kann es sich als das digitale Gegenstück zu einem Kartenterminal vorstellen.
• Payment-Prozessor: Das Unternehmen, das im Hintergrund die Kommunikation zwischen Gateway, Kartennetzwerken und Banken abwickelt und den Autorisierungsprozess steuert.
• Acquiring-Bank: Die Bank, bei der das Geschäftskonto Ihres Unternehmens liegt und die das Geld für Sie entgegennimmt.
• Kartenausgebende Bank (Issuing Bank): Die eigene Bank der Kundin, die die Transaktion anhand ihres Kontos tatsächlich genehmigt oder ablehnt.
• Kartennetzwerk: Visa, Mastercard, American Express und ähnliche Netzwerke, die die Regeln festlegen und Transaktionen zwischen kartenausgebender Bank und Acquiring-Bank leiten.

Viele moderne Anbieter, darunter auch Epos Now, bündeln Gateway und Prozessor in einem einzigen Service, sodass Sie nicht mit mehreren Verträgen und Support-Hotlines jonglieren müssen.

Wenn Sie diese Begriffe einmal verstanden haben, fällt Ihnen die Entscheidung leichter — und Sie wissen bei der Recherche nach einem Anbieter genau, wovon die Rede ist.

Gängige Online-Zahlungsmethoden

Sobald eine Kundin Ihre Checkout-Seite erreicht, sieht sie in der Regel mehrere Zahlungsmöglichkeiten: Karten, digitale Wallets, vielleicht eine "Später bezahlen"-Option. Welche Sie anbieten, kann durchaus darüber entscheiden, ob der Kauf abgeschlossen wird oder nicht.

Hier die wichtigsten, auch wenn die Beliebtheit je nach Markt etwas variiert:

• Kredit- und Debitkarten bleiben in den USA, Großbritannien, Irland und Deutschland die meistgenutzte Methode, auch wenn die Präferenzen bei den Kartensystemen unterschiedlich sind — American Express wird beispielsweise in den USA deutlich häufiger genutzt als im übrigen Europa.
• Digitale Wallets wie Apple Pay und Google Pay gehören mittlerweile zum Standard beim Checkout und bieten Kundinnen und Kunden eine schnellere, unkompliziertere Zahlung.
• Überweisung und Lastschrift sind auf einigen europäischen Märkten besonders beliebt; in Deutschland etwa sind Banküberweisungen und SEPA-Zahlungen eine gängige Alternative zur Karte.
• "Jetzt kaufen, später zahlen"-Optionen (Buy now, pay later) haben weltweit stark zugenommen und ermöglichen Ratenzahlungen statt einer Einmalzahlung.
• Zahlungslinks (Pay by Link) ermöglichen es, eine sichere Zahlungsaufforderung per E-Mail oder SMS zu versenden — praktisch für Fernverkäufe oder telefonische Bestellungen.

Wir empfehlen, mehrere dieser Optionen anzubieten statt nur Karten, da dies Kaufabbrüche reduziert. Sehen Kundinnen und Kunden ihre bevorzugte Zahlungsmethode, schließen sie den Kauf deutlich häufiger ab.

Sicherheit: Was uns schützt

Jedes Mal, wenn eine Kundin ihre Kartendaten eingibt, vertraut sie Ihnen sensible Informationen an. Wie können Sie also sicherstellen, dass diese auch geschützt bleiben? Zum Glück steht hinter jeder Kartenzahlung ein Regelwerk an Standards, das im Hintergrund arbeitet — sodass weder Sie noch Ihre Kundschaft einfach nur hoffen müssen, dass alles gut geht. Das schützt Sie und Ihre Kundschaft:

• PCI-DSS-Konformität: Der Payment Card Industry Data Security Standard ist die Mindestanforderung für jedes Unternehmen, das Kartendaten verarbeitet. Ein guter Zahlungsanbieter ist vollständig PCI-konform, sodass die Verantwortung nicht allein bei Ihnen liegt.
• Verschlüsselung und Tokenisierung: Kartendaten werden bei der Übertragung verschlüsselt und bei der Speicherung häufig durch ein "Token" ersetzt, sodass die eigentliche Kartennummer nie ungeschützt in Ihren Systemen liegt.
• 3D Secure / Starke Kundenauthentifizierung (SCA): Ein zusätzlicher Verifizierungsschritt (etwa ein Einmalcode oder eine Bestätigung per Banking-App), der mittlerweile für viele Online-Kartenzahlungen in Großbritannien und der EU — einschließlich Irland und Deutschland — gesetzlich vorgeschrieben ist. Er sorgt für einen kleinen zusätzlichen Schritt beim Checkout, reduziert dafür aber Betrug und Rückbuchungen spürbar.

Die gute Nachricht: Um all das müssen Sie sich nicht selbst kümmern — nichts davon läuft manuell ab. Ihr Payment-Gateway und -Prozessor übernehmen das größtenteils für Sie. Trotzdem ist es gut zu wissen, welche Prozesse Ihr Geld eigentlich absichern.

Die Gebühren verstehen

Auch wenn es kaum auffällt: Jedes Mal, wenn online bezahlt wird, wird ein kleiner Prozentsatz des Verkaufs als Gebühr einbehalten, bevor der Rest bei Ihnen ankommt. So verdienen Zahlungsanbieter ihr Geld, und so werden auch die beteiligten Banken und Kartennetzwerke bezahlt. Aber woher stammt dieses Geld genau, und wie viel wird abgezogen?

• Interchange-Gebühren: Werden von den Kartennetzwerken festgelegt und an die kartenausgebende Bank der Kundin gezahlt. Diese sind weitgehend fix und liegen außerhalb der Kontrolle Ihres Zahlungsanbieters.
• Netzwerkgebühren (Scheme Fees): Kleinere Gebühren, die vom Kartennetzwerk selbst erhoben werden (Visa, Mastercard usw.).
• Aufschlag des Zahlungsanbieters: Die Gebühr, die Ihr Zahlungsanbieter noch draufschlägt — meist der einzige Teil, über den Sie tatsächlich verhandeln oder den Sie vergleichen können.

Manche Anbieter berechnen für Online-Verkäufe mehr als für Verkäufe vor Ort. Das lohnt sich, bei Ihrem Anbieter genau nachzufragen, denn es kann sich schnell summieren, wenn ein Großteil Ihrer Verkäufe online stattfindet.

Rückbuchungen verstehen

Manchmal überspringt eine Kundin das Gespräch über eine Rückerstattung komplett und wendet sich direkt an ihre Bank, um die Zahlung rückgängig zu machen. Das nennt man eine Rückbuchung (Chargeback), und sie kommt online deutlich häufiger vor als vor Ort.

Ein guter Zahlungsanbieter unterstützt Sie beim Umgang mit solchen Streitfällen und erkennt verdächtige Transaktionen, bevor daraus ein größeres Problem wird. In der Praxis bedeutet das zum Beispiel: eine Karte wird von einem ungewöhnlichen Standort aus genutzt, Rechnungs- und Lieferadresse stimmen nicht überein, es gibt ungewöhnlich große oder wiederholte Käufe in kurzer Zeit, oder eine Karte wurde bereits als verloren oder gestohlen gemeldet.

Unser Tipp: Prüfen Sie genau, welcher Betrugsschutz und welche Unterstützung bei Streitfällen im Angebot enthalten sind, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden.

Worauf Sie bei einem Zahlungsanbieter achten sollten

Die Wahl eines E-Commerce-Zahlungsanbieters ist eine wichtige Entscheidung, da er jede einzelne Online-Transaktion Ihres Unternehmens betrifft. Es gibt viele Anbieter, manche mit auffälligen Zusatzfunktionen — da fällt es schwer zu wissen, was Sie wirklich brauchen. Darauf sollten Sie achten:

• Ein fester Satz: Keine verwirrenden Preisstaffelungen, die je nach Kartentyp oder Verkaufsgröße variieren.
• Kein zusätzlicher Online-Aufschlag: Manche Anbieter erhöhen unbemerkt den Preis für Card-not-Present-Transaktionen im Vergleich zu Zahlungen vor Ort.
• PCI-Konformität inklusive: Lohnt sich zu prüfen, damit Sie sich nicht selbst darum kümmern müssen.
• Eine echte Anbindung an Ihre E-Commerce-Plattform: Shopify, WooCommerce, BigCommerce — damit sich Verkäufe, Lagerbestand und Zahlungen automatisch aktualisieren, ohne manuellen Abgleich.
• Ein einziges System: Wenn Sie sowohl online als auch vor Ort verkaufen, läuft alles über ein System — statt jeden Monat zwei getrennte Berichte zusammenzuführen.

Epos Now erfüllt die meisten dieser Punkte: ein fester Satz, kein Card-not-Present-Aufschlag, PCI-Konformität inklusive, und ein System, das Online-Bestellungen, Verkäufe vor Ort und Lagerbestand an einem Ort zusammenführt statt an drei verschiedenen. Außerdem gibt es Pay by Link für Zahlungen aus der Ferne, ohne Aufpreis nur weil der Verkauf nicht vor Ort stattgefunden hat.

E-Commerce-Zahlungsabwicklung erklärt: Das Wichtigste in Kürze

E-Commerce-Zahlungsabwicklung wirkt von außen kompliziert, ist im Kern aber nur eine Handvoll Beteiligter: ein Gateway, ein Prozessor, die Kartennetzwerke und zwei Banken, die alle zusammenarbeiten. Durch dieses Zusammenspiel im Hintergrund wird die Karte Ihrer Kundin geprüft, Ihr Geld landet dort, wo es hingehört, und der Verkauf ist abgeschlossen — so einfach ist das.

Als Unternehmer oder Unternehmerin liegt es an Ihnen, wen Sie damit beauftragen. Treffen Sie hier die richtige Wahl, kümmert sich der Rest — wie der Kerzenverkauf vom Anfang dieses Artikels — praktisch von selbst.