Welche Jahresabschlussberichte sind für kleine Unternehmen am wichtigsten?

Das Ziel ist in Sicht: Ein weiteres Jahr mit Ihrem Unternehmen neigt sich dem Ende zu. Sicherlich haben Sie hart gearbeitet, Kundschaft bedient, Ihr Team geführt, Ware bestellt und all die unerwarteten Ausgaben und Notfälle gemeistert, die einfach dazugehören. Da blieb vermutlich kaum Zeit, sich in Ruhe hinzusetzen und darüber nachzudenken, wie das Jahr eigentlich gelaufen ist.

Doch halten Sie kurz inne. Bevor Sie direkt mit der Planung für das nächste Jahr loslegen, lohnt sich ein Blick, der über den reinen Kassenumsatz hinausgeht. Sie möchten sicherlich wissen, welche Produkte Ihnen am meisten eingebracht haben und ob Ihre umsatzstärksten Monate auch tatsächlich die profitabelsten waren. Genau dabei helfen Ihnen Jahresabschlussberichte. Mit ihnen erkennen Sie, was funktioniert hat, was nicht und wie Sie im neuen Jahr noch besser werden.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Berichte sich wirklich lohnen und wie Ihnen jeder einzelne weiterhilft. Also: Melden Sie sich in Ihrem Kassensystem an, rufen Sie die Zahlen des Jahres auf und los geht’s!

Was sind Jahresabschlussberichte, und braucht jedes Unternehmen sie?

Wenn Sie gerade Ihr erstes Geschäftsjahr hinter sich haben, fragen Sie sich vielleicht, was Jahresabschlussberichte überhaupt sind, wie viele Sie brauchen und ob Sie sich jetzt schon darum kümmern sollten. Die gute Nachricht: Sie sind längst nicht so kompliziert, wie sie klingen. Sie bieten Ihnen einfach einen Rückblick darauf, wie sich Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres entwickelt hat, von Umsätzen und Ausgaben bis hin zu den Produkten, die Ihnen aus den Händen gerissen wurden (und denen, bei denen das nicht der Fall war).

Wer braucht also Jahresabschlussberichte? Sie müssen kein großes Unternehmen führen, um davon zu profitieren. Ob Sie selbstständig sind, ein kleines Café betreiben, ein gut besuchtes Restaurant leiten oder mehrere Geschäfte führen: Wer seine Zahlen kennt, vermeidet unnötige (und teure) Fehler.

Und das Beste: Es gibt keine feste Anzahl an Berichten, die Sie erstellen müssen. Sie können sich nur einen ansehen, zum Beispiel Ihren Umsatzbericht, oder gleich mehrere durchgehen, je nachdem, wie viel Zeit Sie haben und was Sie herausfinden möchten. Jeder Bericht zeigt Ihnen allerdings einen anderen Teil Ihres Unternehmens. Je mehr Sie sich ansehen, desto klarer wird das Gesamtbild und desto leichter fallen Ihnen Entscheidungen.

Und diese Entscheidungen sind wichtig. Laut DIHK kämpft inzwischen jedes fünfte Unternehmen mit Liquiditätsengpässen, bei Betrieben mit bis zu 20 Beschäftigten sind es sogar 23 Prozent. Je besser Sie verstehen, was hereinkommt, was hinausgeht und wann, desto leichter können Sie vorausplanen und auf alles reagieren, was das Jahr für Sie bereithält.

Wo Sie Ihre Berichte finden

Zum Glück haben Sie vermutlich schon mehr nützliche Informationen, als Sie denken. Alles rund um Umsätze, Produkte, Bestand, Personal und Aktionen kommt direkt aus Ihrem Kassensystem. Mit einem Epos Now Kassensystem für den Einzelhandel rufen Sie diese Berichte mit wenigen Klicks in Ihrem Back Office ab. Die übergreifenden Finanzberichte, wie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, Ihre Liquiditätsübersicht und Ihre steuerlichen Unterlagen, kommen dagegen meist aus Ihrer Buchhaltungssoftware oder von Ihrer Steuerberatung, denn dafür braucht es Angaben, die Ihr Kassensystem nicht kennt, etwa Miete, Löhne und Rechnungen. Epos Now lässt sich mit gängiger Buchhaltungssoftware verbinden, sodass Ihre Verkaufsdaten direkt in Ihre Buchhaltung fließen und Sie nicht lange alles zusammensuchen müssen.

Umsatzberichte: Woher kam Ihr Geld?

Ihr Umsatzbericht ist wahrscheinlich der naheliegendste Ausgangspunkt. Er zeigt Ihnen, wie viel Umsatz Sie im Laufe des Jahres erzielt haben, doch er verrät Ihnen weit mehr als nur die Endsumme. Welche Monate waren zum Beispiel am stärksten? Hat Ihre Sommeraktion den Umsatz tatsächlich gesteigert? Gab es Tage, an denen es regelmäßig ruhig war? Und haben Ihre Kundinnen und Kunden pro Besuch mehr ausgegeben als im Vorjahr?

Angenommen, Sie betreiben ein Café und stellen fest, dass Sie samstagvormittags doppelt so viel Umsatz machen wie an Nachmittagen unter der Woche. Das ist äußerst hilfreich, wenn Sie Ihren Dienstplan erstellen, Aktionen planen oder überlegen, wie viel Ware Sie bestellen sollten.

Wenn Sie schon länger als ein Jahr am Markt sind, lohnt sich auch ein Vergleich mit dem Vorjahr. Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihr Umsatz insgesamt gestiegen ist, einzelne Monate aber schlechter laufen als zuvor. Und wenn es Ihr erstes Jahr ist? Kein Problem: Ihre monatlichen Zahlen sind ein wertvoller Ausgangspunkt für künftige Vergleiche.

Denken Sie daran: Entscheidend ist nicht nur, ob Ihr Umsatz gestiegen oder gesunken ist, sondern warum und was Sie daraus machen können.

Gewinn- und Verlustrechnung: Haben Sie wirklich Geld verdient?

Sie können ein gut besuchtes Geschäft oder Restaurant führen, Hunderte von Gästen bedienen und sich am Jahresende trotzdem fragen, wo all das Geld geblieben ist. Das passiert mehr Unternehmen, als man denkt, und liegt meist an einer einfachen Tatsache: Umsatz und Gewinn sind nicht dasselbe, und erst der Gewinn zeigt Ihnen, wie Ihr Jahr wirklich gelaufen ist.

Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beantwortet eine ziemlich wichtige Frage: Wie viel haben Sie tatsächlich verdient, nachdem alles bezahlt ist? Sie stellt Ihre Einnahmen den Ausgaben für Löhne, Miete, Ware, Energie und all die anderen Kosten gegenüber, die sich schnell summieren. Stellen Sie sich vor, Ihr Restaurant hatte den besten Dezember aller Zeiten, doch höhere Einkaufspreise, zusätzliche Arbeitsstunden und gestiegene Energiekosten haben einen großen Teil der Einnahmen aufgefressen. Plötzlich sieht dieser Rekordmonat gar nicht mehr so rosig aus.

Achten Sie bei Ihrer GuV darauf, welche Kosten gestiegen sind, ob sich Ihre Margen verändert haben und ob Ihre Preise die Kosten Ihres Betriebs noch decken. Steigen Ihre Kosten schneller als Ihr Umsatz, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Lieferanten, Preise oder Ausgaben zu überprüfen.

Bestandsberichte: Wie viel Geld steht in Ihren Regalen?

Wir alle kennen dieses eine Produkt, das damals wie eine brillante Idee wirkte, sich aber einfach nicht verkauft. Vielleicht ist es das ausgefallene Gebäck, an das sich niemand so recht herantraut, oder der Deko-Artikel, von dem Sie sicher waren, dass er der Renner wird. Was es auch ist: Ware, die sich nicht verkauft, kostet Sie Geld.

Genau hier kommen Ihre Bestandsberichte ins Spiel. Sie zeigen Ihnen, welche Produkte sich verkaufen, welche nicht und wie viel Ware Sie noch auf Lager haben. Es lohnt sich, sie das ganze Jahr über im Blick zu behalten, doch zum Jahresende sind sie besonders hilfreich: wenn Sie Ihren Bestand für den Jahresabschluss bewerten, die Bestellungen fürs neue Jahr planen und entscheiden, was in den Winterschlussverkauf geht.

Wenn Sie schon dabei sind, lohnt sich auch eine ordentliche Inventur. Ihr System zeigt vielleicht noch 20 Kerzen an, doch wenn nur 14 im Regal stehen, stimmt etwas nicht. Ob Bruch, abgelaufene Ware oder der eine oder andere Artikel, der einfach verschwindet: Diese Differenzen kosten Sie Geld, deshalb sollten Sie der Sache auf den Grund gehen. Für viele Betriebe ist eine Inventur zum Jahresende ohnehin Pflicht, und unser Leitfaden zur Halbjahresinventur zeigt Ihnen, wie Sie dabei effizient vorgehen. Schließlich ist jeder Euro, der in unverkäuflicher Ware steckt, ein Euro, den Sie in etwas investieren könnten, das sich verkauft.

Produktberichte: Sind Ihre Bestseller wirklich Ihre besten Produkte?

Das wird Sie vielleicht überraschen: Ihr beliebtestes Produkt ist nicht immer Ihr profitabelstes. Angenommen, Sie führen ein Café, und Ihre belegten Brötchen gehen weg wie warme Semmeln. Großartig! Doch wenn Sie Brötchen, Belag, Verpackung und die Zubereitungszeit zusammenrechnen, stellen Sie vielleicht fest, dass Ihr hausgemachter Kuchen pro Verkauf deutlich mehr einbringt. Oder Sie führen einen Geschenkeladen, und Ihre meistverkaufte Kerze ist beim Lieferanten teurer geworden, ohne dass es Ihnen aufgefallen ist. Deshalb lohnt es sich, nicht nur auf die verkaufte Menge zu achten, sondern auch darauf, was Sie jedes Produkt kostet.

Ihre Produktberichte zeigen Ihnen, welche Artikel den meisten Umsatz bringen, welche sich am häufigsten verkaufen und welche im nächsten Jahr etwas mehr Aufmerksamkeit verdienen. Stellen Sie diese Zahlen Ihren Kosten gegenüber, und Sie erkennen Ihre echten Gewinner. Dann können Sie einen Preis leicht anheben, mit einem Lieferanten verhandeln oder Ihren Top-Produkten einen besseren Platz im Laden geben.

Trennen Sie sich aber nicht vorschnell von allem, was sich langsam verkauft. Manche Produkte verdienen sich ihren Platz auf andere Weise, etwa der ausgefallene Artikel im Schaufenster, der Menschen ins Geschäft lockt, oder das Zubehör, das gern zusammen mit etwas anderem gekauft wird.

Mitarbeiter- und Stundenberichte: Passt Ihr Dienstplan?

Sie wissen es wahrscheinlich schon: Personal gehört für die meisten kleinen Unternehmen zu den größten Kostenfaktoren, und die richtige Besetzung zu finden, ist eine kleine Kunst. Zu viele Leute an einem ruhigen Dienstagnachmittag, und Sie bezahlen Ihr Team dafür, dasselbe Glas dreimal zu polieren. Zu wenige an einem vollen Freitagabend, und Ihr Team ist am Limit, während die Gäste ungeduldig mit den Fingern trommeln.

Zum Glück helfen Ihnen Ihre Stundenberichte weiter. Sie zeigen Ihnen genau, wann Ihre Kundschaft kommt. Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihre Kneipe jeden Donnerstag ab 19 Uhr voll ist, während montagnachmittags deutlich weniger los ist als gedacht. Legen Sie diese Zahlen neben Ihre Lohnkosten, und Sie können einen Dienstplan erstellen, der mehr Leute einplant, wenn es darauf ankommt, und weniger, wenn nicht.

Auch Ihre Mitarbeiterberichte sind nützlich, denn sie zeigen Transaktionen, Rückgaben und Rabatte je Schicht. Nutzen Sie sie nur nicht als Rangliste, denn wer die ruhige Montagsschicht übernimmt, wird nie mehr verkaufen als das Team am Samstagabend hinter der Theke.

Letztlich geht es nicht darum, Stunden um jeden Preis zu kürzen, sondern darum, die richtigen Leute zur richtigen Zeit im Einsatz zu haben.

Liquiditätsberichte: Können Sie Ihre Rechnungen bezahlen?

Das erwischt viele Unternehmen kalt: Sie können auf dem Papier Gewinn machen und trotzdem Schwierigkeiten haben, eine Rechnung fristgerecht zu bezahlen. Alles eine Frage des Timings, denn Geld kommt nicht immer dann herein, wenn es hinausgehen muss. Ein Händler erzielt vielleicht einen großen Teil seines Jahresumsatzes im November und Dezember, muss aber auch im ruhigen Januar Miete, Löhne und Lieferantenrechnungen bezahlen. Und wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen stellen, wird es durch verspätete Zahlungen noch schwieriger. Laut Creditreform lag der durchschnittliche Zahlungsverzug im ersten Quartal 2026 bei 7,7 Tagen.

Ihr Liquiditätsbericht zeigt Ihnen, wie Geld in Ihr Unternehmen hinein- und wieder hinausgeflossen ist. So erkennen Sie die Monate, in denen es eng wurde, die großen Anschaffungen, die Sie belastet haben, und wann Sie im nächsten Jahr vielleicht einen größeren Puffer brauchen.

Aktionsberichte: Haben sich Ihre Rabatte gelohnt?

Denken Sie an die Angebote zurück, die Sie in diesem Jahr gemacht haben. Vielleicht hatten Sie einen Sommerschlussverkauf, eine Weihnachtsaktion oder einen Rabatt, um in ruhigeren Zeiten mehr Kundschaft anzulocken. Sie wissen vermutlich noch, ob diese Aktionen Kundschaft gebracht haben. Aber haben sie Ihnen auch tatsächlich mehr Geld eingebracht? Ihre Aktionsberichte verraten es Ihnen.

Sie zeigen, wie oft Rabatte genutzt wurden, wie viel Sie dabei nachgelassen haben und auf welche Angebote Ihre Kundschaft am besten reagiert hat. Vergleichen Sie diese Zahlen mit Ihren Umsätzen und Margen, bekommen Sie ein deutlich klareres Bild davon, ob sich eine Aktion gelohnt hat.

Ein Rabatt von 20 Prozent hat zum Beispiel vielleicht den Umsatz gesteigert. Wenn die zusätzlichen Verkäufe die geringere Marge aber nicht ausgeglichen haben, haben Sie am Ende womöglich weniger verdient als erwartet. Ein kleineres Angebot hätte Ihre Kundschaft dagegen vielleicht dazu gebracht, mehr auszugeben, ohne dabei so stark an Ihrem Gewinn zu knabbern.

Mit dem Aktionsbericht von Epos Now sehen Sie, wie viele Aktionen in einem gewählten Zeitraum genutzt wurden und wie hoch die gewährten Rabatte insgesamt waren.

Und was ist mit steuerlichen und buchhalterischen Unterlagen?

Die bisher genannten Berichte helfen Ihnen, Ihr Unternehmen besser zu führen. Daneben gibt es aber auch Unterlagen, die Sie für das Finanzamt und Ihre Buchhaltung brauchen. Je nach Unternehmen gehören dazu Ihre Umsatzsteuerunterlagen, Lohnabrechnungen, Umsatz- und Rückgabesummen, Ausgabenbelege, offene Rechnungen sowie Ihre Kassendaten, die Sie GoBD-konform aufbewahren müssen.

Prüfen Sie außerdem, ob die Daten aus Ihrem Kassensystem, die Abrechnungen Ihres Zahlungsanbieters und Ihre Buchhaltung übereinstimmen. Wenn etwas nicht passt, ist es meist deutlich einfacher, der Sache jetzt nachzugehen, als in ein paar Monaten herauszufinden, was passiert ist.

Bei den meisten Unternehmen entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, sodass der Dezember auch den Beginn der Arbeiten für Ihren Jahresabschluss markiert. Welche Unterlagen Sie genau brauchen und welche Fristen gelten, hängt allerdings von Ihrer Rechtsform und Ihrer individuellen Situation ab. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung. Sie hilft Ihnen dabei, alle nötigen Unterlagen rechtzeitig zusammenzustellen.

Wie hilft Ihnen Epos Now beim Jahresabschluss?

Wenn Ihre alte Kasse Ihnen immer nur den Tagesumsatz angezeigt hat oder Sie schon so manchen Sonntagabend damit verbracht haben, Zahlen in eine Tabelle zu übertragen, wissen Sie, wie mühsam es ist, ein ganzes Jahr zusammenzusetzen. Zum Glück wird mit modernen Kassensystemen wie Epos Now alles laufend erfasst. Wenn Sie zurückblicken möchten, liegen alle Informationen also schon bereit.

Dadurch geht der Jahresrückblick schneller und einfacher als je zuvor, und die Planung für das nächste Jahr wird nicht zur wochenlangen Mammutaufgabe. Und ganz egal, ob es Ihr erstes oder Ihr zweiundzwanzigstes Jahr ist: Ihre Zahlen haben Ihnen immer etwas Neues zu erzählen.

Bevor Sie ins neue Jahr starten ...

Nach einem arbeitsreichen Jahr glaubt man schnell, genau zu wissen, wie es gelaufen ist. Doch Ihre Berichte halten vielleicht die eine oder andere Überraschung bereit, die sich wirklich lohnt.

Und keine Sorge, das kostet Sie nicht den ganzen Januar. Wenn Ihr Kassensystem alles mitgeschrieben hat, reichen meist ein ruhiger Nachmittag und eine gute Tasse Kaffee, um Ihre Berichte abzurufen und die wichtigsten Muster zu erkennen. Dann geht es darum, Ihre Erkenntnisse umzusetzen:

• Verabschieden Sie sich von Ihren Ladenhütern und nutzen Sie den Platz (und das Geld) für Produkte, die sich besser verkaufen.
• Werfen Sie einen prüfenden Blick auf Ihre Preise, vor allem bei Produkten, deren Einkaufspreis gestiegen ist, während Ihr Verkaufspreis gleich geblieben ist.
• Passen Sie Ihren Dienstplan an, damit Sie genug Personal haben, wenn viel los ist, und niemand Däumchen dreht, wenn es ruhig ist.
• Planen Sie die Aktionen fürs neue Jahr rund um die Angebote, die sich wirklich gelohnt haben, und lassen Sie die anderen still und leise auslaufen.
• Schicken Sie Ihre Berichte an Ihre Steuerberatung, die sich bestimmt über einen etwas einfacheren Jahresabschluss freut.

Fangen Sie mit zwei oder drei Punkten an, statt alles auf einmal umkrempeln zu wollen. Sie haben in diesem Jahr hart gearbeitet, und Ihre Berichte zeigen Ihnen genau, wo Sie Ihre Energie im nächsten Jahr am besten einsetzen.